Öffentlichkeitsarbeit im Verein: Maßnahmen, Strategien, Tipps
15.02.2023- Öffentlichkeitsarbeit für Vereine – Was ist das eigentlich?
- Ziele und Wünsche erreichen mit Öffentlichkeitsarbeit im Verein
- Für jede Zielgruppe das passende Medium: Möglichkeiten für Public Relations von Vereinen
- Strategisch denken: So gelingt Öffentlichkeitsarbeit im Verein
- Die Kosten im Blick: Öffentlichkeitsarbeit im Verein günstig gestalten
- Keine Scheu vor Öffentlichkeitsarbeit im Verein
- Häufig gestellte Fragen
Öffentlichkeitsarbeit für Vereine – Was ist das eigentlich?
Fällt das Wort Öffentlichkeitsarbeit, denken viele Menschen an die oftmals synonym verwendete Begrifflichkeiten Pressearbeit und Marketing. Tatsächlich sind diese Bezeichnungen thematisch eng miteinander verwandt, doch setzen sie inhaltlich andere Schwerpunkte. Pressearbeit meint nur einen Teilbereich von Öffentlichkeitsarbeit: Hier geht es vor allem um Kontakte zu Journalisten. Marketing wiederum steht für die Bewerbung von Dienstleistungen oder Produkten sowie für die strategische Unternehmensausrichtung.
Im deutschen Sprachraum ist oft auch von Public Relations oder PR die Rede. Diese englische Übersetzung von Öffentlichkeitsarbeit trifft deren Bedeutung im Kern: Es geht darum, gute Beziehungen zu bestimmten Teilbereichen der Gesellschaft aufzubauen. Öffentlichkeitsarbeit bedeutet für Vereine, ihre Inhalte, Ziele und Errungenschaften nach außen hin zu kommunizieren. Doch keine Angst: Egal ob neu gegründeter Verband oder Neustart nach dem Lockdown – Sie müssen dabei kein PR-Profi sein.
Ziele und Wünsche erreichen mit Öffentlichkeitsarbeit im Verein
Ob es darum geht, neue Mitglieder zu gewinnen, Fundraising zu betreiben, Besucher zu einer Vereinsveranstaltung zu locken oder den Nachwuchs zu fördern: Eine Organisation verfolgt zu jeder Zeit individuell bestimmte Ziele. Eine Kommunikation in die Gesellschaft hinein kann dazu beitragen, die Wahrnehmung auf diese Vorhaben zu lenken und dem Verein öffentlich einen guten Ruf zu verschaffen.
Durch Public Relations können Sie und ihre Mitglieder auch aktuelle sowie nachhaltige Ziele für Ihren Verein verfolgen, zum Beispiel:
- machen Sie den Namen Ihres Verbands regional oder überregional bekannt
- schaffen sie in der Öffentlichkeit ein Bewusstsein für das Thema und die Arbeit Ihres Vereins
- finden Sie neue Sponsoren
- informieren Sie über aktuelle Angebote
- zeigen Sie fachliche Expertise
Ein weiterer positiver Effekt von PR-Kampagnen und Öffentlichkeitsarbeit für Vereine: Mitglieder thematisch ähnlicher Gemeinschaften erlangen Aufmerksamkeit über Ihr Thema. Das ist eine gute Basis, um erfolgreiche Netzwerkarbeit zu betreiben.
Für jede Zielgruppe das passende Medium: Möglichkeiten für Public Relations von Vereinen
Welche Möglichkeiten, Öffentlichkeitsarbeit für Vereine zu betreiben, gibt es eigentlich?
Zeitungen
Eine gute Beziehung zu den lokalen Redaktionen sollte jede Organisation pflegen: Denn nur selten kommen Journalisten für Berichterstattungen auf Sie und Ihre Mitglieder von sich aus zu. Für Pressemitteilungen gilt es, Themen zu finden, die die Leser ansprechen und eine gute Story abgeben. Anschließend sollten Sie diese Ihrem Pressekontakt – meist ist das ein Journalist – rechtzeitig zukommen lassen. Laden Sie auch Regionalreporter mit genügend Vorlauf zu Veranstaltungen ein.
Events
Während Mitgliederversammlungen oftmals vereinsintern stattfinden, eignen sich öffentliche Infostände, Vorträge, Workshops, Sommerfeste oder Spiele eines Sportvereins sehr gut, um den Menschen die Inhalte des Vereins direkt näher zu bringen und neue Mitglieder zu werben.
Tipp: Immer zuerst die Zielgruppen definieren, an die eine Vereinsinformation oder Ankündigung kommuniziert werden soll. Denn verschiedene Altersgruppen konsumieren in der Regel unterschiedliche Medien. Ältere Menschen lesen eher die Zeitung oder sind auf Facebook aktiv. Junge Leute verbringen viel Zeit auf Instagram oder TikTok. Wählen Sie das passende Medium für die Öffentlichkeitsarbeit und bereiten Sie die Inhalte zielgruppengerecht auf.
Werbung
Radiospots, Plakatwände oder einfach die klassische Zeitungsannonce sind eine gute Idee, um unterschiedliche Zielgruppen auf einmal zu erreichen.
Broschüren, Flyer, Plakate oder gedruckte Infohefte – auch in der digitalisierten Welt sind klassische Printmaterialien ein je nach Anlass gut geeignetes Werkzeug, um möglichst viele Menschen mit Informationen zu versorgen.
Corporate Design: Nicht nur die Inhalte sind wichtig – auch das äußere Erscheinungsbild eines Verbands zählt. Ob Logo, Briefpapier, Homepage, soziale Medien oder Kleidung eines Sportvereins: Beim Design sollte klar ein roter Faden zu erkennen sein. Gestalten Sie deshalb Farbwerte und Typografie immer einheitlich, um nach innen und außen für Identifikation und einen Wiedererkennungswert zu sorgen.
Soziale Medien
Social Media ist in aller Munde, doch keine Scheu vor Instagram, YouTube und Co: Auch berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn erreichen viele Menschen. Darüber hinaus gibt es Bewertungsseiten und Foren, die Sie für die Öffentlichkeitsarbeit für Vereine nutzen können.
Visuelle Medien
Auch ohne Profi-Equipment lassen sich Videos, Fotos und Audiodateien sehr gut selbst produzieren. Dokumentationen, Podcasts oder Imagefilme eigenen sich optimal für Social Media und andere Kanäle.
Storytelling
Mit Storytelling des Vereins setzen Sie Ihre Vereinsmitglieder in Szene und erzählen interessante Geschichten. Anschließend nutzen Sie die Stories für Ihre Website, Pressemitteilungen und Social Media.
Websites
Eine Vereinswebsite haben heute fast alle mittleren und großen Organisationen. Hier lassen sich Inhalte, Neuigkeiten und Mitglieder präsentieren. Achten Sie auf Aktualität und suchmaschinenoptimierte Texte, die sich besonders gut in einem Blog machen.
Newsletter
Der Verein verfügt über einen großen E-Mail-Verteiler? Dann sind interessant gestaltete Newsletter optimal – regelmäßig versendet oder zu bestimmten Anlässen. Vergessen Sie dabei nicht, an adäquaten Datenschutz zu denken: Denn auch die E-Mail-Adressen der Vereinsmitglieder sind rechtlich gesehen persönliche Daten.
Tipp: Bauen Sie für Berichterstattungen Beziehungen zu lokalen Redaktionen auf. Planen Sie beispielsweise ein neues Projekt im Verein, können Sie Ihre Kontakte nutzen und mit Hilfe einer Pressemitteilung schnell die Öffentlichkeit informieren. Unterstützen Sie die Redakteure, indem Sie sehr genau auf Aktualität und Vollständigkeit von Informationen achten. Sorgen Sie zudem für einen logischen Aufbau und gute Lesbarkeit Ihrer Texte. Hier reichen oftmals Stichworte – das Ausformulieren übernimmt die Redaktion. Je kürzer und präziser ein Text abgefasst ist, desto größer ist seine Chance, bereits am nächsten Tag in der Zeitung zu stehen.
Strategisch denken: So gelingt Öffentlichkeitsarbeit im Verein
Die Möglichkeiten, den Verein nach außen zu präsentieren, scheinen schier endlos. Hier hilft es, Schritt für Schritt eine geeignete Strategie zu entwickeln. Diese Tipps unterstützen Sie von der Idee bis zur PR-Kampagne.
Wo ist der Verein bereits in den Medien aktiv?
Sie nutzen schon eine Homepage, einen Newsletter und Social Media? Hier zeigen Statistiken über Website-Besucher, Follower und Klickraten, welche Kanäle gut oder schlecht laufen. Daraus lässt sich dann ableiten, welche Wege der Öffentlichkeitsarbeit sich für Ihre Arbeit lohnen. Wo sollten Sie vielleicht mehr Zeit investieren und welche PR-Tools eignen sich nicht für den Verein?
Welche Ziele verfolgt die Kommunikation?
Überlegen Sie gemeinsam mit den anderen Vereinsmitgliedern ganz konkret, welche Wünsche mit dem Schritt in die Öffentlichkeit verbunden sind. Daraufhin lassen sich Methoden ableiten und gut erkennen, welche PR-Maßnahmen die richtigen sind.
Aufgabenverteilung
Der nächste Schritt lautet dann: Wer macht was? Dabei ist es wichtig im Auge zu behalten, welches Vereinsmitglied welche Erfahrungen und Interessen für anstehende Aufgaben mitbringt. Auch die zeitlichen Kapazitäten der Helfer spielen dabei natürlich eine Rolle.
Tipp: Unterstützen Sie Ihre Arbeit, in dem Sie Informationen zu bereits genutzten oder neuen PR-Kanälen sowie Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einem Dokument festzuhalten. Anschließend ist es hilfreich, Deadlines und Meilensteine der Öffentlichkeitsarbeit für den Verband zu definieren und regelmäßig im Team zu überprüfen. So entwickelt sich Stück für Stück eine PR-Strategie für bestimmte Themenbereiche.
Die Kosten im Blick: Öffentlichkeitsarbeit im Verein günstig gestalten
Finanzen und Haushaltsführung spielen in jedem Verein eine wichtige Rolle. Zudem sorgte die Corona-Pandemie für zahlreiche entfallene Veranstaltungen, Mitgliederschwund und leere Vereinskassen. Dennoch müssen Sie auf Öffentlichkeitsarbeit im Verein nicht verzichten.
Eine Methode, um viel Aufmerksamkeit mit wenig Budget zu realisieren, lautet Virales Marketing. Dabei geht es darum, mit außergewöhnlichen Methoden möglichst viele Menschen zu erreichen. Hier sind jede Menge Ideen, Originalität und Kreativität gefragt. Für eine große Wahrnehmung in der Öffentlichkeit können Sie sorgen, wenn Sie:
- mit Ihrem Verein einen Flashmob in der Öffentlichkeit organisieren,
- Online-Aktionen wie Votings, Gewinnspiele, Auktionen veranstalten,
- Veranstaltungen Ihres Vereins wie Vorträge und Workshops live ins Netz übertragen.
Oder Sie generieren neue Einnahmequellen mit Werbung. So können Sie beispielsweise ansässige oder überregionale Unternehmen auf Ihrer Website einen Platz anbieten. Gleichzeitig erlaubt Ihnen diese Methode, Netzwerkarbeit zu betreiben. Doch Achtung: Damit die Werbung nicht zur Kostenfalle mutiert, gilt es, rechtssichere Grundlagen zu schaffen und Verträge unbedingt schriftlich abzuschließen.
Keine Scheu vor Öffentlichkeitsarbeit im Verein
Den Verein in der Gesellschaft bekannter machen, neue Sponsoren und Mitglieder finden oder die Jugendarbeit vorantreiben: Öffentlichkeitsarbeit ermöglicht es Vereinen, ihre Ziele, Inhalte und Angebote nach außen zu kommunizieren. Ob langjähriger Traditionsverein oder neugegründete Organisation: Sie müssen dafür kein Profi in Public Relations sein.
Für Vereine gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben: Von den sogenannten „klassischen Medien“ Zeitung und Printwerbung über Info-Stände und Vereins-Events. Soziale Medien wie TikTok, Instagram und YouTube bieten zudem nicht nur für eine junge Zielgruppe eine große Reichweite für interessante Themen aus der Vereinswelt. Dabei muss gute Kommunikation nicht teuer sein – mit Viralem Marketing und etwas Kreativität können Sie viele Menschen zur gleichen Zeit erreichen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Ziele lassen sich mit Öffentlichkeitsarbeit für den Verein erreichen?
Jeder Verein wünscht sich, die Vereinsarbeit voranzubringen. Der Schritt in die Öffentlichkeit eignet sich beispielsweise, um neue Mitglieder zu bekommen, Sportvereins-Veranstaltungen zu bewerben oder Sponsoren zu gewinnen – aber auch, um den Verein bekannter zu machen sowie die Netzwerkarbeit zu unterstützen.
Welche Maßnahmen eignen sich für Öffentlichkeitsarbeit im Verein?
Vereine können – je nach Art der zu kommunizierenden Informationen und gewünschter Zielgruppen – aus einer großen Palette von PR-Maßnahmen wählen: Neben der klassischen Pressearbeit oder Printmaterialien gehören dazu auch Events, Website, Blog, Newsletter und natürlich Social Media.
Wie lässt such Öffentlichkeitsarbeit im Verein kostengünstig umsetzen?
Virales Marketing eignet sich gut für günstige Vereins-PR. Mit außergewöhnlichen Maßnahmen verbreitet sich die Botschaft wie von selbst weiter. Die Bandbreite ist groß: Von Flashmobs über Live-Übertragungen im Netz bis hin zu Internetauktionen, Gewinnspielen und Votings.
