Update für Ihre Vereinssatzung 2026: Alle Haftungsregelungen, die jetzt entscheidend sind

Das Jahr 2025 hat einmal mehr gezeigt, wie dynamisch sich Vereins- und Vereinssteuerrecht entwickeln. Und damit auch die Fragen rund um die Haftung von Vorstand, Schatzmeister und Kassenprüfer. Dazu kommen die Erleichterungen beim Thema Haftung ab 2026. Doch auch diese bedeuten: Damit Sie als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister besser geschützt sind, braucht es eine klare Regelung in der Satzung. Höchste Zeit für ein umfassendes Update – inklusive aller Neuregelungen, die beim Thema Haftung jetzt und ab 2026 entscheidend für Sie, Ihre Atm und damit für den gesamten Verein sind. Los gehts.

Haftungsrisiken kennen und ausschalten: Bester Schutz für die Vereinskasse — und Ihr eigenes Portemonnaie

„Haften wir für Fehler?“. Es gibt kaum eine Frage, die mir in den letzten Jahren häufiger gestellt worden ist. „Haftung“ ist die Verpflichtung, für etwas einzustehen.

Beispiel

Als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister haben Sie vergessen, die schon mehrmals angemahnte Steuererklärung abzugeben. Das Finanzamt streicht dem Verein die Gemeinnützigkeit. Es folgt eine Lawine von Kosten: hohe Steuernachzahlungen, Verlust der Möglichkeit, Zuwendungsbestätigungen auszustellen, drastischer Rückgang von Spenden.

Folge: Dem Verein entsteht ein erheblicher Schaden. Die Mitgliederversammlung kann beschließen, dass Sie bzw. der Vorstand hierfür persönlich aufkommen müssen. Und die Gefahr, dass ein Gericht diese Inanspruchnahme bestätigt, ist groß – denn das Vernachlässigen von Steuerpflichten wird regelmäßig als grob fahrlässig, oft sogar als vorsätzlich bewertet.

Das heißt auch: Das sogenannte „Haftungsprivileg“ aus § 31a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) hilft hier gar nichts (mehr dazu auf Seite 5). Allerdings gibt es hier auch wichtige Neuigkeiten. Denn der Gesetzgeber hat hier endlich nachgebessert. Das betrifft Sie als Schatzmeister und als Schatzmeisterin dann, wenn Sie vom Verein Geld für Ihre Tätigkeit erhalten. 

Denn eigentlich gilt ja der Grundsatz: Der Vorstand arbeitet ehrenamtlich. Doch die Ehrenamtspauschale ist eine Möglichkeit, trotzdem ein kleines Entgelt zu erhalten. Und zwar steuer- und sozialabgabenfrei. Doch genau hier liegt die Krux: 

Die Satzung MUSS für Vorstände die Zahlung erlauben UND die Grenze ist gedeckelt. Mehr dazu erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Und hier kommt es wirklich auf die Details an.

Das große Schatzmeisterinnen- und Schatzmeister-Haftungs-ABC 2025/2026

Das folgende ABC ist Ihr ganz persönlicher Schutzbrief. Es verrät Ihnen, wo Sie als Schatzmeisterin oder Schatzmeister haften – und wie Sie sich bestmöglich absichern.

A wie Anlässe für die Haftung von Schatzmeister und Vorstand

Rechtlich gesehen ist der Verein eine juristische Person und damit Träger von Rechten und Pflichten. Wie ein Mensch als natürliche Person ist auch der Verein verantwortlich, wenn er seine Pflichten verletzt. Erster Adressat bei der Haftungsfrage ist daher in der Regel der Verein. Doch es gibt ein Aber!

Ein Verein kann nur durch seine Organe handeln. Wenn diese ihre Pflichten verletzen, fällt dies auch auf den Verein zurück. Dies ordnet der Gesetzgeber in
§ 31 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ausdrücklich an:

§ 31 BGB Haftung des Vereins für Organe

Der Verein ist für den Schaden verantwortlich, den der Vorstand, ein Mitglied des Vorstands oder ein anderer verfassungsmäßig berufener Vertreter durch eine in Ausführung der ihm zustehenden Verrichtungen begangene, zum Schadensersatz verpflichtende Handlung einem Dritten zufügt.

Wer Organ des Vereins ist, ergibt sich aus der jeweiligen Satzung. Zwingend vorgeschriebene Organe sind:

• der Vorstand (§ 26 BGB)
• die Mitgliederversammlung (§ 32 BGB)

Weitere Organe können in der Satzung vorgesehen werden, z. B.:

• erweiterter (oder Gesamt-)Vorstand
• Beirat
• Aufsichts- oder Verwaltungsrat
• Kuratorium

Wenn Sie Aufgaben delegieren

In vielen Vereinen ist es üblich, dass der Vorstand Aufgaben delegiert. Hier gilt: Die (letztendliche) Verantwortung lässt sich nicht delegieren. Diese bleibt beim Gesamtvorstand – und kann allenfalls durch das Ressortprinzip (siehe Seite 7) abgeschwächt werden. Der Gesamtvorstand bleibt also in der Verantwortung, auch wenn er Aufgaben überträgt. 

Beispiel

Als Schatzmeister übertragen Sie die Führung der Abteilungskassen oder die Verwaltung der Mitgliederbeiträge an andere Vorstandsmitglieder oder Helfer. Das entbindet Sie jedoch nicht von Ihrer Pflicht, klare Vorgaben zu machen, die Abläufe regelmäßig zu kontrollieren und die Ergebnisse in die Gesamtbuchhaltung einfließen zu lassen.

Folge: Kommt es zu Fehlern oder gar Unregelmäßigkeiten, bleibt die Verantwortung letztlich beim geschäftsführenden Vorstand – und damit auch bei Ihnen als Schatzmeister. Allerdings gilt das nur, wenn Sie Ihre Kontroll- und Aufsichtspflichten tatsächlich verletzt haben.

Haben Sie die Aufgaben ordnungsgemäß delegiert, klare Anweisungen gegeben, deren Einhaltung in angemessenem Umfang überprüft und keine Anhaltspunkte für Pflichtverstöße übersehen, trifft Sie keine persönliche Haftung. Der Grundsatz lautet: Keine Haftung ohne Pflichtverletzung.

Inwiefern ist ein Haftungsausschluss möglich?

Sie können die Haftung für fahrlässiges Handeln – und sogar für grob fahrlässiges Handeln – per Satzung ausschließen. Mehr dazu erfahren Sie unter dem Stichwort „Haftungsprivileg“.

In diesen Fällen kommt eine persönliche Haftung grundsätzlich in Frage:

• Nichtabgabe oder verspätete Abgabe von Steuererklärungen → Entzug der Gemeinnützigkeit (§§ 63 ff. Abgabenordnung (AO)), Steuernachforderungen, ggf. persönliche Haftung nach § 69 AO.
• Nichtabführung von Lohnsteuer, Umsatzsteuer usw. → persönliche Haftung nach § 69 AO.
• Nichtabführung von Sozialversicherungsbeiträgen → persönliche Haftung nach § 266a Strafgesetzbuch (StGB) i. V. m. § 823 Abs. 2 BGB.
• Ausstellen falscher Spendenbescheinigungen → Haftung nach
• § 10b Abs. 4 EStG in Höhe von 30 % (Privatspender) bzw. 45 % (Unternehmen).
• Fehler in der Buchführung oder fehlende Belege → Gefährdung der Gemeinnützigkeit (§§ 140–148 AO), Schätzungen durch das Finanzamt (§ 162 AO), ggf. persönliche Haftung nach § 69 AO.
• Zweckfremde Verwendung von Vereinsmitteln → Verstoß gegen § 55 AO (Gemeinnützigkeit), ggf. persönliche Haftung nach § 69 AO, in gravierenden Fällen auch Strafbarkeit nach § 266 StGB (Untreue).
• Unterlassene Kontrolle bei delegierten Aufgaben → z. B. bei Abteilungskassen oder Beitragsverwaltung, wenn Fehler unbemerkt bleiben → persönliche Haftung nach § 69 AO, ggf. auch nach § 823 BGB (Organisationsverschulden).
• Nicht rechtzeitige Stellung des Insolvenzantrags → persönliche Haftung nach § 15a Insolvenzordnung (InsO) (analog auf Vereinsvorstände anwendbar), nicht nur § 42 Abs. 2 BGB.

B wie Buchhaltung: Dieses Haftungsrisiko betrifft Sie ganz persönlich

Wenn es um Haftung im Verein geht, denken viele zuerst an die großen Themen – Steuerbescheide, falsche Spendenquittungen oder eine verpasste Insolvenzanmeldung. Aber wissen Sie, was in der Praxis fast immer zuerst geprüft wird? Ihre Buchhaltung.

Ordnung ist Pflicht – und zwar gesetzlich

Ein Verein ist sowohl nach dem Zivilrecht als auch nach dem Steuerrecht verpflichtet, eine geordnete Buchführung zu haben. Das heißt nicht zwingend doppelte Buchführung, aber eben eine klare, nachvollziehbare Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben. Die Grundlage dafür finden Sie in § 259 BGB und § 140 AO.

Das Finanzamt schaut hier besonders genau hin. Stimmt Ihre Buchführung nicht, droht der Entzug der Gemeinnützigkeit – mit allen Folgen: Steuernachzahlungen, Rückforderungen von Zuschüssen, Spendenrückgänge und ein massiver Imageschaden.

Persönliche Haftung – ja, die gibt es!

Und hier kommt Ihre persönliche Verantwortung ins Spiel. Wenn Sie als Schatzmeister steuerliche Pflichten verletzen, können Sie nach § 69 i. V. m. § 34 AO persönlich in Haftung genommen werden.

Beispiel

Ein Schatzmeister erfasst Einnahmen einer Abteilungskasse nicht. Das Finanzamt prüft, erkennt die Lücke und fordert Steuern nach. Der Verein kann nicht zahlen – und plötzlich nimmt das Finanzamt den Vorstand persönlich in Anspruch.

Das klingt drastisch – und ist es auch. Genau deshalb sollten Sie die Buchhaltung als eines der sensibelsten Felder Ihres Amtes betrachten.

Digitale Buchführung im Verein

Viele Vereine nutzen inzwischen Software oder scannen Belege. Das ist erlaubt, aber nur, wenn die Regeln der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) eingehalten werden.

Heißt konkret: Belege müssen unveränderbar archiviert werden. Screenshots von WhatsApp-Nachrichten oder schnell abgespeicherte Fotos reichen nicht. Und wenn Sie Rechnungen per E-Mail bekommen, müssen diese so gesichert werden, dass sie nicht nachträglich bearbeitet werden können.

Neue Grenze ab 2026 – weniger Druck für kleine Vereine

Als Schatzmeisterin oder Schatzmeister eines gemeinnützigen Vereins müssen Sie zudem das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung im Auge haben. Geregelt ist es in § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO. Demnach müssen die Mittel, die Ihr Verein im laufenden Jahr einnimmt, bis zum Ende des zweiten Jahres, das auf die Vereinnahmung folgt, für satzungsgemäße Zwecke ausgegeben sein.

Beispiel

Einnahmen aus 2025 müssen bis Ende 2027 verwendet werden. Eine Ausnahme galt bislang für alle Vereine mit jährlichen Einnahmen bis 45.000 Euro.

Neu ab 2026: Die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung entfällt für Vereine mit Einnahmen bis 100.000 Euro. Das heißt: Kleinere Vereine haben deutlich mehr Luft und müssen nicht mehr jeden Euro sofort verplanen. Aber – wer darüber liegt, muss Einnahmen weiterhin spätestens bis zum Ende des zweiten Folgejahres für Satzungszwecke verwenden oder in Rücklagen einstellen.

Doch so oder so: Entscheidend ist, dass jederzeit aus Ihren Unterlagen erkennbar ist: Die Mittel wurden ausschließlich für satzungsmäßige Zwecke eingesetzt. Wenn Sie das beherzigen, sind Sie als Schatzmeister nicht nur steuerlich auf der sicheren Seite – Sie sind auch persönlich bestens geschützt.

Ist meine Buchführung finanzamtsicher?

C wie Cash-Management und Geldanlage: Wo die Fallen lauern — und wie Sie sie entschärfen

Wohin mit dem Geld, das Ihr Verein gerade nicht braucht oder in Form von Rücklagen angesammelt hat? Diese Frage klingt banal – kann aber schnell zur Haftungsfalle werden. Denn: Nicht jede Geldanlage ist für Vereine erlaubt. Und gerade für gemeinnützige Vereine gelten hier besonders enge Grenzen.

Vor allem gemeinnützige Verein müssen ihre Mittel zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke einsetzen. Das heißt zwar nicht, dass sie „geparkte“ Gelder (z. B. aus Rücklagen) nicht auch zinsbringend anlegen dürfen. Aber: Es muss eben „vorsichtig“ erfolgen, damit das Geld nicht in Gefahr gerät. Vereinfacht ausgedrückt: Zocken ist verboten. Das kann Ihren Verein die Gemeinnützigkeit kosten – mit allen damit verbundenen Risiken und Haftungsfolgen. 

Dürfen Sie also „nur“ langweilige Tagesgeldkonten nutzen?

Nein – aber Vorsicht ist geboten. Das Steuerrecht schreibt keine festen Quoten vor, wie Vereinsvermögen angelegt werden darf. Es gilt aber der Grundsatz: Die Geldanlage muss sicher sein und darf die Zweckverwirklichung nicht gefährden. 

F wie Finanzamt: Diese 7 Todsünden im Umgang mit dem Finanzamt werden sofort zur Haftungsfalle für Sie und Ihren Verein

1. Steuererklärungen verspätet oder gar nicht abgeben

Versäumen Sie Fristen, drohen Zwangsgelder, Verzugszinsen und im schlimmsten Fall die Aberkennung der Gemeinnützigkeit. Nach § 69 i. V. m. § 34 AO haften Vorstände persönlich, wenn sie Steuerpflichten verletzen.

Deshalb: Führen Sie einen Fristenkalender (digital oder auf Papier) und setzen Sie sich Erinnerungen. Prüfen Sie außerdem regelmäßig das ELSTER-Postfach – dort kommen auch Fristverlängerungen und Mahnungen an.

2. Unvollständige oder falsche Buchführung

Fehlen Belege oder werden Einnahmen nicht ordnungsgemäß erfasst, kann das Finanzamt schätzen – und das meistens zu Ungunsten Ihres Vereins. Folge: Steuernachforderungen und persönliches Haftungsrisiko.

Deshalb: Arbeiten Sie nach dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Legen Sie eine klare Belegablage an – auch digital – und kontrollieren Sie regelmäßig Abteilungskassen.

3. Falsche oder leichtfertig ausgestellte Spendenquittungen

Wer Zuwendungsbestätigungen ohne Grundlage ausstellt, haftet nach § 10b Abs. 4 EStG persönlich: 30 % der Spende bei Privatspendern, 45 % bei Unternehmen. Dieses Geld kann sich die Mitgliederversammlung per Beschluss vom Vorstand zurückholen.

Deshalb: Nutzen Sie immer die amtlichen Vordrucke. Prüfen Sie, ob die Spende tatsächlich freiwillig, unentgeltlich und satzungsgemäß ist. Dokumentieren Sie jeden Beleg sorgfältig.

4. Nichtabführung von Lohnsteuer oder Sozialabgaben

Beschäftigt Ihr Verein Minijobber oder andere Angestellte, müssen Sie Lohnsteuer und Sozialabgaben automatisch ermitteln und abführen. Bei nicht abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen – insbesondere den Arbeitnehmeranteilen – droht eine Strafbarkeit nach § 266a StGB (Vorenthalten von Sozialabgaben) sowie eine zivilrechtliche Haftung.

Deshalb gilt:

• Beschäftigungsverhältnisse frühzeitig und vollständig erfassen.
• Abgaben korrekt und pünktlich über ein Lohnprogramm oder den Steuerberater abführen.
• Regelmäßig prüfen, ob alle Zahlungen fristgerecht erfolgt sind – denn die Verantwortung bleibt beim Vorstand.

5. Zweckfremde Mittelverwendung

Gelder, die für Satzungszwecke gedacht sind, dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden – auch nicht kurzfristig. Schon kleine Abweichungen können als grobe Pflichtverletzung gewertet werden und die Gemeinnützigkeit kosten.

Deshalb: Prüfen Sie jede größere Ausgabe vorab: Deckt die Satzung diesen Zweck? Wenn Zweifel bestehen, legen Sie die Entscheidung dem Vorstand oder der Mitgliederversammlung vor.

6. Ignorieren von Prüfungsanordnungen

Kommt eine Prüfungsanordnung ins Haus, müssen Sie reagieren. Wer Unterlagen zurückhält oder den Prüfer nicht kooperativ unterstützt, riskiert nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern auch persönliche Konsequenzen.

Deshalb: Bereiten Sie Unterlagen ordentlich vor und legen Sie sie in geordneter Form vor. Kooperieren Sie mit dem Prüfer – das wirkt sich fast immer positiv aus.

7. Schwarzkassen oder nicht gemeldete Einnahmen

Barkassen, die nicht in der Hauptbuchführung auftauchen, sind ein absolutes No-Go. Für das Finanzamt sind sie ein Hinweis auf vorsätzliches Handeln. Folge: Verlust der Gemeinnützigkeit, Nachforderungen – und persönliche Haftung.

Deshalb: Führen Sie eine klare Kassenordnung ein, die Barkassen verbietet. Binden Sie Abteilungskassen konsequent in die Hauptbuchhaltung ein und lassen Sie sich regelmäßig Kassenberichte unterschreiben.

So vermeiden Sie, dass Ihr Verein – und Sie persönlich – ins Visier des Finanzamts geraten.

G wie GEMA: Handeln Sie als Schatzmeister nicht nach dem Prinzip Hoffnung

Das Thema GEMA wird in vielen Vereinen unterschätzt. Dabei ist die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte sehr aktiv. Sie scannt Presseberichte und Social Media, um herauszufinden, welche Veranstaltungen mit Musik stattgefunden haben – und ob dafür Gebühren bezahlt wurden.

Die Grundregel

Sobald in Ihrem Verein Musik öffentlich wiedergegeben wird – egal ob beim Sommerfest, beim Weihnachtsmarkt oder beim Jubiläumsabend – müssen Sie diese Veranstaltung bei der GEMA anmelden. Formulare finden Sie auf der Webseite www.gema.de.

Nachzahlungen drohen

Ignorieren Sie die GEMA, wird es teuer. Denn wenn Ihr Verein erwischt wird, erhebt die GEMA nicht nur die regulären Gebühren nach – sondern verlangt in der Regel den doppelten Betrag als Vertragsstrafe. Und: 

Wenn die Mitgliederversammlung den Eindruck hat, dass der Vorstand die GEMA bewusst ignoriert und den Verein damit gefährdet hat, kann das schnell zur Haftungsfrage für Sie als Schatzmeister werden.

Hier entfällt die GEMA-Pflicht

Von der Vergütungspflicht gibt es nur wenige Ausnahmen, geregelt in § 52 Abs. 1 Satz 3 Urheberrechtsgesetz (UrhG). Danach entfällt die GEMA-Pflicht für Veranstaltungen

• der Jugendhilfe,
• der Sozialhilfe,
• der Alten- und Wohlfahrtspflege,
• der Gefangenenbetreuung sowie
• für Schulveranstaltungen, sofern sie nur einem klar abgegrenzten Personenkreis zugänglich sind.

Für Vereinsfeste gelten diese Ausnahmen fast nie. Prüfen Sie also immer, ob eine Anmeldung erforderlich ist – im Zweifel lieber ein Formular mehr als eine saftige Nachforderung.

H wie Haftungsprivileg nach § 31 und 31a BGB: Ab 2026 besserer Schutz — aber ohne Satzung nicht genug

Viele Schatzmeisterinnen und Schatzmeister wiegen sich in Sicherheit: „Ich bin doch ehrenamtlich tätig – mir kann nichts passieren.“ So einfach ist es leider nicht. 

Zwar hat der Gesetzgeber mit den §§ 31 und 31a BGB ein Haftungsprivileg geschaffen, doch in der Praxis greift es nur eingeschränkt – insbesondere dann, wenn Ihre Satzung keine ausdrückliche Haftungsbegrenzung enthält.

Was sagt das Gesetz?

• § 31 BGB – Haftung des Vereins für Organe: Der Verein haftet Dritten gegenüber für Schäden, die seine Organe oder besondere Vertreter in Ausübung ihrer Tätigkeit verursachen. Damit trifft die Haftung zunächst den Verein selbst.
• § 31a BGB – Haftung gegenüber dem Verein: Vorstandsmitglieder, die unentgeltlich tätig sind oder lediglich eine Vergütung im Rahmen der Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) erhalten, haften dem Verein gegenüber nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Neu ab 2026: Höherer Freibetrag für den Haftungsschutz

Der Gesetzgeber hat mit Wirkung ab 2026 den Anwendungsbereich des § 31a BGB erweitert: Das Haftungsprivileg gilt künftig für Vorstandsmitglieder, die bis zu 3.300 Euro jährlich für ihre Vorstandstätigkeit erhalten (bisher 840 Euro). Damit genießen deutlich mehr Vereinsverantwortliche den gesetzlichen Schutz.

Aber: Ohne Satzung kein Rundumschutz

Das Haftungsprivileg nach § 31a BGB schützt nur die Innenhaftung, also die Beziehung zwischen Vorstand und Verein. Gegenüber Dritten (z. B. Finanzamt, Sozialversicherungsträger oder Fördermittelgeber) greift es nicht automatisch. Auch bleibt die Haftung bestehen, wenn eine Pflichtverletzung als grob fahrlässig oder vorsätzlich einzustufen ist – etwa bei nicht abgeführten Steuern oder Sozialabgaben (§ 69 AO, § 266a StGB).

So schaffen Sie satzungsmäßig vollen Schutz

Mit einer klaren Satzungsregelung können Sie das gesetzliche Haftungsprivileg auf alle ehrenamtlich Tätigen und Organmitglieder Ihres Vereins ausdehnen – auch auf solche, die eine Aufwandsentschädigung oberhalb der Ehrenamtspauschale erhalten.

Formulierungsbeispiel für Ihre Satzung

Alle für den Verein Tätigen, insbesondere Organmitglieder und besondere Vertreter, haften für Schäden gegenüber dem Verein oder seinen Mitgliedern, die sie in Erfüllung ihrer Tätigkeit verursachen, nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Dies gilt auch, soweit sie für ihre Tätigkeit eine Vergütung erhalten.

K wie Kassen des Vereins: So entschärfen Sie das häufig unterschätzte Risiko

Barkassen, Abteilungskassen, Festkassen – in fast jedem Verein gibt es sie. Mal für die Jugendabteilung, mal für das Sommerfest, mal für die Tombola. Doch genau hier lauert ein erhebliches Haftungsrisiko für Sie als Schatzmeisterin oder Schatzmeister. Denn: Schwarzkassen sind nicht nur ein Steuerproblem – sie können auch strafrechtlich relevant sein.

Schwarzkassen — ein echtes No-Go

Es klingt harmlos: „Die Jugendkasse führt sich selbst.“ Oder: „Beim Vereinsfest nehmen wir das Geld bar ein, das bleibt erstmal dort.“ Doch sobald Kassen außerhalb der offiziellen Buchführung geführt werden, handelt es sich um Schwarzkassen. Und die sind brandgefährlich:

• Das Finanzamt kann die Gemeinnützigkeit aberkennen.
• Zuschüsse und Fördermittel können zurückgefordert werden.
• Die Mitgliederversammlung kann den Vorstand persönlich für Schäden haftbar machen.

Abteilungskassen nur mit Kontrolle

Abteilungen dürfen durchaus eigene Kassen führen – aber nur, wenn diese vollständig in die Gesamtbuchführung einbezogen werden. Als Schatzmeister sind Sie verpflichtet, sich regelmäßig die Kassenstände vorlegen zu lassen und sie in die Hauptkasse einzubuchen. Untreue oder Nachlässigkeit an dieser Stelle kann schnell als grobe Pflichtverletzung gewertet werden.

Registrierkassen — verschärfte Anforderungen seit 2025

Wenn bei Vereinsfesten eine Registrierkasse im Einsatz ist (z. B. bei Getränkewagen oder Essensständen), müssen Sie die seit 01.01.2025 geltenden Kassensicherungsregeln einhalten:

Jede Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Bonpflicht: Jeder Verkauf muss mit Beleg dokumentiert werden – egal, ob der Kunde den Bon will oder nicht.

Die Kassendaten müssen digital und unveränderbar gespeichert werden und jederzeit exportierbar sein (für Prüfungen durch das Finanzamt).

Bei Kassennachschau gilt: Der Prüfer darf unangemeldet vor der Tür stehen.

Ein Verstoß gegen diese Regeln kann nicht nur zu Steuernachzahlungen und Bußgeldern führen – er fällt auch in Ihre persönliche Verantwortung als Schatzmeister. Deshalb sollten Sie, wenn möglich, von elektronischen Kassen Abstand nehmen. Sie sind derzeit ein Lieblingsspielfeld der Finanzämter und bei Betriebsprüfungen.

K wie Künstlersozialversicherung: Dieses Risiko übersehen viele Vereine

Die Künstlersozialversicherung sichert selbstständige Künstler und Publizisten ab – und hält (fast) jedes Mal die Hand auf, wenn Ihr Verein „Künstler“ beschäftigt. Doch dieser Begriff wird von der Künstlersozialversicherung sehr weit gefasst.

„Künstler“ im Sinne der Künstlersozialversicherung sind beispielsweise:

• Musiker, die bei Vereinsfesten auftreten, 
• Fotografen, die für Ihre Vereinschronik Bilder machen, 
• Texter, Journalisten oder Grafiker, die Vereinsflyer oder Webseiten gestalten, 
• Schauspieler, Kabarettisten oder Vortragsredner.

Wie hoch ist die Abgabe?

Der Satz beträgt 5,0 % für das Jahr 2025, 2026 beträgt er 4,9 Prozent. Diesen Prozentsatz von den vereinbarten Honoraren und Nebenkosten (etwa erstattete Fahrtkosten) führen Sie bzw. Ihr Verein an die Künstlersozialkasse (KSK) ab. Und zwar „obendrauf“.

R wie Ressortprinzip: Gut oder schlecht für Sie als Schatzmeister? Und was heißt das überhaupt?

Im mehrköpfigen Vorstand haftet jeder für jeden. Der Bundesgerichtshof hat diese Gesamtverantwortung mehrfach betont (BGH, Urteil vom 07.04.2003, Az. II ZR 56/02). Diese Gesamtverantwortung lässt sich aber „mildern“. Durch das Ressortprinzip.

Ressortprinzip heißt: Sie regeln in der Satzung (oder per Geschäftsordnung, sofern die Satzung diese zulässt), dass Vorstandsmitglieder bestimmte Bereiche eigenverantwortlich leiten. 

Das Ressortprinzip wird von der Rechtsprechung anerkannt – aber nur, wenn:

• die Zuständigkeiten klar geregelt sind (z. B. in Satzung oder Geschäftsordnung),
• eine saubere Aufgabenverteilung besteht,
• regelmäßige Berichte im Gesamtvorstand erfolgen.

Vorteil: In diesem Fall kann bei Haftungsfragen der Verantwortliche (und damit die Frage nach dem Haftenden) schnell ermittelt werden. Aber:

Kontrollpflicht bleibt

Auch wenn Ressorts eingerichtet sind: Der Gesamtvorstand muss sich regelmäßig über die Ressorts informieren und bei Unregelmäßigkeiten einschreiten.

• Das bedeutet für Sie als Schatzmeister: Wenn Sie merken, dass z. B. im Bereich „Sponsoring“ oder „Mitgliederverwaltung“ etwas nicht stimmt, können Sie nicht einfach sagen: „Dafür ist ein anderer zuständig.“
• Unterlassen Sie eine Reaktion, haften Sie mit.

Beispiel

Der Verein überträgt die Organisation von Vereinsfesten an den 2. Vorsitzenden. Dieser zahlt Rechnungen ohne Belege und führt eine Nebenkasse. Als Schatzmeister hätten Sie bei der Abrechnung stutzig werden müssen. Tun Sie nichts, riskieren Sie, gemeinsam mit dem 2. Vorsitzenden in Haftung genommen zu werden.

Deshalb: Lieber einmal zu viel nachhaken als einmal zu wenig. 

Situation im Verein	KSK-pflichtig?	Begründung / Hinweis
Band oder Musiker treten bei einem Vereinsfest auf	ja	Künstlerische Leistung, Abgabe 4,9 % ab 2026
Fotograf erstellt Vereinsfotos (Chronik, Website, Jubiläum)	ja	Publizistische Tätigkeit
Grafiker gestaltet Plakate oder Vereinsflyer	ja	Künstlerische / publizistische Leistung
Redner, Kabarettist oder Schauspieler für Vereinsabend gebucht	ja	Künstlerische Darbietung
DJ legt auf einer Vereinsfeier auf	ja	Gilt als künstlerische Tätigkeit
Hobby-Mitglied spielt unentgeltlich Gitarre beim Sommerfest	nein	Keine Honorartätigkeit, unentgeltlich
Übungsleiter / Trainer im Sportverein	nein	Fällt in der Regel nicht unter KSK, sondern unter Übungsleiterfreibetrag
Gastronom, Caterer oder Getränkestand beim Fest	nein	Gewerbliche Leistung, keine künstlerische Tätigkeit
Druckerei setzt Vereinszeitung in Druck	nein	Rein technische Leistung, keine Publizistik
Honorarkraft hält Fachvortrag (ohne künstlerische Gestaltung)	nein	Solange Sachvortrag, keine künstlerische/publizistische Tätigkeit

Das gilt für den „Team-Vorstand“

Immer mehr Vereine setzen auf Team-Vorstände: Anstatt klarer Ressorts (Schatzmeister, Schriftführer usw.) leiten mehrere gleichberechtigte Personen den Verein gemeinsam. Entscheidungen werden im Team getroffen, jedes Mitglied ist formal gleich zuständig. Doch auch ein Team-Vorstand ist nach § 26 BGB ein Gesamtorgan. Alle Mitglieder haften gemeinsam. Auch hier bedarf es also einer klaren Zuordnung der Aufgaben durch eine entsprechende Geschäftsordnung!

S   wie Schatzmeister-Amt: Wo Ihre grundsätzlichen Haftungsfallen lauern

Ihr Amt als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister gehört zu den verantwortungsvollsten Posten im Verein. Denn sobald es um Buchführung, Steuern und Sozialabgaben geht, sind Sie in der ersten Reihe – mit allen Chancen, aber eben auch mit erheblichen Risiken. Doch die lassen sich entschärfen.

Grundsatz: Der Verein haftet — aber nicht immer

Wenn der Vorstand keine Aufgaben an Externe auslagert, sind Sie als Schatzmeisterin oder Schatzmeister allein für die Buchführung verantwortlich. Machen Sie Fehler, können daraus Schadenersatzansprüche des Vereins gegen Sie entstehen.

In der Regel haften Sie aber nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Denn für Vorstandsmitglieder gelten die §§ 31 und 31a BGB: Grundsätzlich haftet der Verein – auch für Fehler des Vorstands. 

Doch bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Handeln kann sich der Verein durch Beschluss der Mitgliederversammlung am Vorstand schadlos halten (siehe auch Seite 5, Haftungsprivileg)

Wenn der Vorstand selbst haftet

Neben der Haftung gegenüber dem Verein droht auch eine Außenhaftung:

• Steuern: Führen Sie fällige Steuern nicht ab, kann das Finanzamt nach
• § 69 i. V. m. § 34 AO Sie persönlich in Anspruch nehmen.
• Sozialabgaben: Dasselbe gilt, wenn Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung nicht abgeführt werden. Die Sozialversicherungsträger sind hier gnadenlos.
• Insolvenz: Wird ein Insolvenzantrag verspätet gestellt, haften die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder nach § 42 Abs. 2 BGB.

Aufzeichnungspflichten im Blick

Ein besonders kritischer Punkt sind die Aufzeichnungspflichten.

Beispiel

Der Schatzmeister führt die Kassenbücher nicht ordnungsgemäß und kann weder einen korrekten Jahresabschluss noch eine Steuererklärung erstellen.

Folge: Das Finanzamt kann dem Verein die Gemeinnützigkeit entziehen, Einnahmen und Ausgaben schätzen und den Verein zur Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer veranlagen. Kann der Verein nicht zahlen, haften die Vorstandsmitglieder mit ihrem Privatvermögen. 

Arbeitgeberpflichten nicht vergessen

Besonders gefährlich wird es, wenn der Verein Arbeitgeber ist und die Lohnsteuer oder Sozialabgaben nicht korrekt abführt.

Beispiel

Der Verein beschäftigt einen Klavierlehrer. Weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben werden abgeführt, weil sich der Vorsitzende auf den Schatzmeister verlässt und dieser auf eine Honorarkraft.

Folge: Wenn der Verein die Nachzahlungen nicht leisten kann, kann das Finanzamt oder die Sozialversicherung die Vorstandsmitglieder – inklusive Schatzmeister – persönlich in Anspruch nehmen.

Ob Buchführung, Aufzeichnungspflichten oder Arbeitgeberpflichten – als Schatzmeister sind Sie in einer Schlüsselrolle. Und das in jeder Hinsicht.

Z wie Zuwendungsbestätigungen: Wo der Detail-Fehlerteufel lauert

Spenden sind das Lebenselixier vieler Vereine. Und fast jede Spende wird mit einer Zuwendungsbestätigung bescheinigt. Doch genau hier sitzt der Detail-Fehlerteufel – und für Sie als Schatzmeisterin oder Schatzmeister wird es schnell gefährlich. 

Denn: Wer falsche Bescheinigungen ausstellt, löst die sogenannte Spendenhaftung nach § 10b Abs. 4 EStG aus. 30 % der Spendensumme bei Privatpersonen, 45 % bei Unternehmen – das kann teuer werden. Zunächst zahlt zwar der Verein, anschließend aber kann die Mitgliederversammlung Sie persönlich in Regress nehmen. Der Reihe nach …

Barspenden

Das ist der Klassiker: Ein Mitglied oder Förderer überweist oder gibt einen Betrag, und Sie stellen eine Zuwendungsbestätigung entsprechend dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck aus (§ 50 Abs. 1 EStDV).

Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben korrekt ausgefüllt sind – insbesondere:

• Name und Anschrift des Zuwendenden,
• steuerbegünstigter Zweck laut Freistellungsbescheid,
• Datum und ausstellendes Finanzamt,
• Hinweis auf den aktuellen Freistellungs- oder Feststellungsbescheid.

Sachspenden: So vermeiden Sie Haftungsfallen

Der entscheidende Punkt ist die richtige Wertermittlung der gespendeten Sache.

• Maßgeblich ist der gemeine Wert (§ 9 Bewertungsgesetz (BewG)), also der Preis, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr bei einem Verkauf zu erzielen wäre.
• Bei neuen Gegenständen gilt in der Regel der Rechnungsbetrag (Nettoverkaufspreis) als gemeiner Wert.
• Bei gebrauchten Gegenständen müssen Sie eine nachvollziehbare Schätzung vornehmen – etwa auf Grundlage von Vergleichspreisen (z. B. aus Online-Portalen wie eBay, Kleinanzeigen oder Fachgutachten).

Bewahren Sie unbedingt folgende Unterlagen zusammen mit der Zuwendungsbestätigung auf:

• Kopie der Bestätigung,
• Belege oder Nachweise zur Wertermittlung (z. B. Rechnung, Marktvergleich, Gutachten),
• ggf. Fotos des Gegenstands,
• Erklärung des Spenders zur Übergabe oder Übereignung.

Aufwandsspenden

Ob Verzicht auf Fahrtkosten oder auf ein Honorar – bei Aufwandsspenden gelten strenge Regeln:

1. Der Anspruch auf Aufwendungsersatz oder Vergütung muss vorab rechtswirksam eingeräumt worden sein (z. B. durch Satzung, Vorstandsbeschluss oder Vertrag).
2. Der Anspruch darf nicht unter der Bedingung des Verzichts stehen.
3. Der Verein muss zum Zeitpunkt der Einräumung wirtschaftlich leistungsfähig sein; der Anspruch muss also werthaltig sein.
4. Es braucht eine schriftliche Verzichtserklärung, die zeitnah zur Fälligkeit abgegeben wird (Richtschnur: einmalige Ansprüche innerhalb von 3 Monaten, regelmäßige spätestens innerhalb eines Jahres).

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, ist die Zuwendungsbestätigung unzulässig – und die Haftung trifft den Aussteller.

Fazit

Mit den Tipps aus dieser Ausgabe sind Sie als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister auf der sicheren Seite.