So kalkulieren Sie Ihre Veranstaltungen und Vereinsfeste kostendeckend

Ganz gleich, ob Sie eine Fachtagung durchführen, ein Musikfestival veranstalten oder einfach nur das jährliche Vereinsfest feiern: Eine tragfähige Kalkulation ist unabdingbar, wenn Sie Veranstaltungen solide planen und am Ende nicht unverhofft auf Kosten sitzen bleiben wollen. Lesen Sie in diesem Beitrag, mit welchen Ausgaben Sie bei Veranstaltungen rechnen müssen und mit welchen Einnahmen sich diese Ausgaben gegenfinanzieren lassen. Anhand vieler praktischer Beispiele zeigen wir Ihnen, wie Sie kostendeckende Eintrittspreise ermitteln, auskömmliche Verkaufspreise für Speisen und Getränke kalkulieren und was generell bei der Preisgestaltung zu beachten ist. Mit einer systematischen Analyse stellen Sie außerdem nach der Veranstaltung fest, ob Ihr Event finanziell ein Erfolg war und was Sie beim nächsten Mal vielleicht noch besser machen können.

Welche Veranstaltungen sollten kostendeckend geplant werden?

Der Erfolg einer Veranstaltung bemisst sich natürlich nicht nur daran, ob am Ende die Einnahmen die Ausgaben decken und unter dem Strich eine schwarze Null oder sogar ein finanzieller Gewinn steht. Geht es bei einem Event darum, einen neuen Verein erst einmal bekannt zu machen, um Mitglieder, Spender und Sponsoren zu gewinnen, sind die Ausgaben für diese Veranstaltung praktisch eine Marketing-Investition. Eine Kostendeckung durch unmittelbare Einnahmen ist dann in der Regel nicht das Ziel.

Auch Veranstaltungen, die der Verwirklichung des Satzungszwecks dienen, müssen nicht unbedingt kostendeckend kalkuliert sein. Je nach finanziellen Möglichkeiten dürfen Sie Zweckveranstaltungen auch ganz oder teilweise aus Mitgliedsbeiträgen, Spenden, Rücklagen und anderen Mitteln des ideellen Bereichs finanzieren, ohne dass die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins in Gefahr gerät. Das gilt beispielsweise für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, die der Erfüllung Ihrer Satzungszwecke dienen.