Sind Online-Versammlungen ohne Satzungsgrundlage ein Risiko für die Wirksamkeit von Beschlüssen?

Noch fehlt Rechtsprechung, doch gleich mehrere Rechtskommentare, an denen sich die Gerichte orientieren, warnen: Wenn Sie in Ihrer Satzung in Abweichung von den ursprünglichen Regelungen festlegen, dass die Mitgliederversammlungen in Zukunft nur noch online stattfinden, kann das Beschlüsse der späteren Versammlungen nichtig machen. Gleiches soll gelten, wenn die Mitglieder von ihrem Recht aus § 32 des Bürgerlichen Gesetzbuchs Gebrauch machen und eine Online-Versammlung verlangen. Doch was gilt nun? Welche Alternativen gibt es? Wann und wie sind Sie auf der sicheren Seite. Dieser Beitrag liefert Ihnen die Antworten.

Online- oder Präsenz-Versammlung: Was ist wann sinnvoll und erlaubt?

In dem meisten Vereinen werden Mitgliederversammlungen normalerweise als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Dies hat den Vorteil, dass sich die Mitglieder untereinander persönlich austauschen können und auch Sie als Vorstand die Kontakte zu den Mitgliedern besser pflegen können. Aus diesem Grunde sieht der Gesetzgeber bereits seit langer Zeit vor, dass Beschlüsse der Mitglieder in einer Versammlung gefasst werden (§ 32 Absatz 1 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). Diese Versammlung findet dann etwa im Vereinsheim oder in einem angemieteten Saal statt.

Die Frage ist jedoch, ob es sinnvoll ist, dass die Beschlussfassungen im Verein ausschließlich im Rahmen von Präsenzversammlungen möglich sind. Dies ist zum Beispiel zu verneinen, wenn Ihre Mitglieder weiter entfernt wohnen. Denn für sie ist eine Anreise dann mit einem großen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden. Das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Verein mangels Teilnehmern und damit auch mangels Beschlussfähigkeit handlungsunfähig ist. Für solche Fälle bieten sich Online-Versammlungen oder hybride Versammlungen als Lösung besonders an. 

In der Corona-Zeit haben sich die Vorteile von Online-Konferenzen und -Zusammenkünften besonders deutlich gezeigt. Auch in der Folge dieser Erfahrungen hat der Gesetzgeber seit dem 21. März 2023 in einer Neufassung von § 32 Abs. 2 BGB geregelt, dass Vereine auch ohne Satzungsänderung Online-Mitgliederversammlungen durchführen dürfen. Diese können hybride Versammlungen oder rein virtuelle Versammlungen sein. 

Eine hybride Mitgliederversammlung zeichnet sich dadurch aus, dass die Mitglieder die Wahl haben: Sie können vor Ort an der Versammlung teilnehmen oder aber ohne physische Anwesenheit, nur mittels elektronischer Kommunikation dabei sein und ihre Mitgliederrechte rein online ausüben. Bei einer hybriden Versammlung sind also beide Formen der Teilnahme möglich: die Präsenz- und die Online-Teilnahme.

Demgegenüber können die Mitglieder an einer virtuellen Mitgliederversammlung nur im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben. Eine Teilnahme vor Ort scheidet aus. Der Vorteil einer virtuellen Versammlung liegt darin, dass die Kosten und der Aufwand für das Anmieten eines Saals zur Abhaltung der Sitzung entfallen. 

Auf der anderen Seite besteht das Risiko, dass diejenigen Mitglieder ausgeschlossen werden, die nicht über die notwendigen technischen Voraussetzungen (z. B. PC/Notebook mit Kamera samt Internetverbindung, Smartphone oder Tablet) zur Teilnahme an einer virtuellen Versammlung verfügen. Das Gleiche gilt für Mitglieder, die etwa aus Sorge um den Datenschutz nicht an einer virtuellen Versammlung teilnehmen wollen. 

Aus diesem Grund schreibt der Gesetzgeber in § 32 Abs. 2 Satz 2 BGB vor, dass die Mitglieder zunächst beschließen müssen, dass Mitgliederversammlungen künftig auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können. Hierzu reicht es normalerweise aus, wenn die einfache Mehrheit der anwesenden Mitglieder zustimmt. Dies ergibt sich aus § 32 Abs. 1 Satz 3 BGB. Die hybride Versammlung ist hingegen auch ohne vorherigen Beschluss möglich.

Bedeutet die neue Regelung einen Entzug von Mitgliedschaftsrechten?

Zwar hat das Oberlandesgericht Hamm argumentiert, dass Mitglieder ohne PC und Internet auf öffentliche Internetzugänge zurückgreifen können, und daher eine neu eingeführte Satzungsbestimmung, wonach der Verein auch virtuelle Mitgliederversammlung durchführen darf, als zulässig angesehen (Beschluss vom 27.09.2011, Az. I-27 W 106/11). Die Frage ist jedoch, ob diese Möglichkeit den Mitgliedern Ihres Vereins wirklich zumutbar ist.

§ 32 Abs. 2 Satz 2 BGB erlaubt es ausdrücklich, per einfachem Mehrheitsbeschluss zu bestimmen, dass Mitgliederversammlungen künftig auch virtuell durchgeführt werden dürfen. Das Gesetz verlangt hierzu keinen einstimmigen Beschluss und keine Satzungsänderung – eine klare Vereinfachung gegenüber früheren Anforderungen.

Einige Stimmen in der juristischen Literatur äußern dennoch verfassungsrechtliche Bedenken, insbesondere mit Blick auf den Schutz von Bestandsmitgliedern, die aufgrund technischer oder finanzieller Hürden nicht an virtuellen Versammlungen teilnehmen können. Diese könnten durch den Beschluss faktisch von der Ausübung ihrer Mitgliedschaftsrechte ausgeschlossen sein, was nach Ansicht dieser Kommentierungen einer unzulässigen Einschränkung der Vereinsmitgliedschaft gleichkommen könnte.

So argumentieren etwa Stöber/Otto (Handbuch zum Vereinsrecht, 12. Aufl. 2021, Rz. 789) und Otto (jurisPK-BGB, 10. Aufl., § 32 Rn. 83), dass eine nachträgliche Umstellung auf rein virtuelle Formate dann problematisch sei, wenn Mitglieder dadurch keine realistische Möglichkeit mehr haben, ihre Rechte wahrzunehmen. In solchen Fällen könnten Beschlüsse im Einzelfall anfechtbar sein – nicht weil die gesetzliche Regelung selbst verfassungswidrig wäre, sondern weil deren konkrete Umsetzung im Verein eine unzumutbare Benachteiligung darstellt.

Diese Bedenken haben bisher jedoch keine durchgängige Bestätigung in der Rechtsprechung gefunden. Im Gegenteil: Das Oberlandesgericht Hamm (Beschluss vom 27.09.2011, Az. I-27 W 106/11) hat die Möglichkeit virtueller Versammlungen grundsätzlich bejaht und auch auf öffentliche Zugangsmöglichkeiten zum Internet verwiesen.

Was ist sinnvoller: Virtuelle oder hybride Mitgliederversammlung?

Aufgrund dessen müssen sich Vereine gut überlegen, ob sie als Alternative zur Präsenzveranstaltung wirklich rein virtuelle Mitgliederversammlungen einführen möchten. Rein virtuelle Mitgliederversammlungen kommen allenfalls infrage, wenn alle Mitglieder über die notwendigen digitalen Endgeräte verfügen. Ob das der Fall ist, hängt sehr von der Mitgliederstruktur ab.

Der hierzu erforderliche Beschluss muss zunächst auf einer Mitgliederversammlung gefasst werden, zu der Sie einladen. In dem Einladungsschreiben erwähnen Sie in einem eigenen Tagesordnungspunkt, dass über die Einführung einer virtuellen Mitgliederversammlung beschlossen werden soll.

Ein weiterer Vorteil der hybriden Mitgliederversammlung besteht gegenüber einer virtuellen Mitgliederversammlung darin, dass vorab kein formeller Beschluss der Mitgliederversammlung erforderlich ist. Vielmehr dürfen Sie normalerweise als Vorstand bei der Einberufung einer Mitgliederversammlung bestimmen, ob diese als Präsenzveranstaltung oder als hybride Versammlung durchgeführt wird. 

Das gilt aber nur dann, wen sich nichts anderes aus der Satzung ergibt. Dort kann es Bestimmungen dazu gegeben, inwieweit hybride bzw. rein virtuelle Mitgliederversammlung durchgeführt werden dürfen, oder geregelt sein, dass ein anderes Vereinsorgan für die Einberufung einer Mitgliederversammlung zuständig ist. 

Hybride Mitgliederversammlung: Achten Sie auf die richtige Technik 

Wenn das nicht der Fall ist, empfehle ich Ihnen im Regelfall die folgende Vorgangsweise. Bevor Sie eine hybride Mitgliederversammlung durchführen, sollten Sie diese sorgfältig planen und organisieren. Falls Sie Unterstützung benötigen, empfiehlt es sich, auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen.

Eine stabile und qualitativ hochwertige technische Ausstattung ist essenziell. Achten Sie besonders auf eine zuverlässige Internetverbindung sowie eine leistungsfähige Kamera- und Mikrofontechnik. Für eine reibungslose Übertragung kann der Einsatz von professionellen Konferenzlösungen wie „Logitech Rally“, „Poly Studio X50“ oder „Sennheiser TeamConnect“ sinnvoll sein.

Virtuelle Teilnehmer müssen die Videokonferenz problemlos über ihren PC oder ihr Notebook nutzen können. Gängige und bewährte Videokonferenzlösungen sind „Microsoft Teams“ (umfassende Integrationsmöglichkeiten), „Zoom“ (hohe Benutzerfreundlichkeit), „Jitsi Meet“ (datenschutzfreundliche Open-Source-Lösung) und „BigBlueButton“ (speziell für Online-Versammlungen und Abstimmungen geeignet).

Falls auch mobile Geräte genutzt werden sollen, sollten Sie sicherstellen, dass die gewählte Software eine App oder einen Browser-Zugang bietet.

Sorgen Sie für eine sichere Authentifizierung

Um sicherzustellen, dass ausschließlich Vereinsmitglieder an der hybriden Versammlung teilnehmen, sollten Sie ein mehrstufiges Authentifizierungsverfahren einsetzen. Dazu gehören ein Passwortschutz für den Zugang zur Versammlung, die Einladung per personalisiertem Link und eine eindeutige Identifikation durch Klarnamenpflicht.

Auch bei der Auswahl des Abstimmungstool ist Sorgfalt gefragt. Denn Beschlüsse der Mitgliederversammlung müssen rechtssicher gefasst werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass sie vor Gericht angefochten werden können. Wichtige Kriterien für ein geeignetes Abstimmungstool sind:

• browserbasierte Abstimmung (damit Mitglieder über PC, Notebook oder Smartphone teilnehmen können),
• verifizierte Stimmabgabe (z. B. durch individuellen Abstimmungscode),
• Nachvollziehbarkeit und Dokumentation.

Geeignete Tools sind beispielsweise: „POLYAS“ (rechtssichere Online-Wahlen), „OpenSlides“ (Abstimmungen und Versammlungsmanagement) und „VotesUP“ (digitale Abstimmungen mit Echtzeit-Auswertung). Vor der offiziellen Einführung ist es in jedem Fall ratsam, das System in einem Probelauf mit einigen Mitgliedern zu testen.

Telefonkonferenz als Alternative zur Video-Versammlung

Falls eine Videokonferenz nicht praktikabel ist, können Sie die hybride Mitgliederversammlung auch als Telefonkonferenz abhalten. Dabei entfällt die Bildübertragung, und nur der Ton wird übertragen. 

Die Möglichkeit, hybride Mitgliederversammlungen nicht nur als Videokonferenz, sondern auch als Telefonkonferenz abzuhalten, ergibt sich aus einer Entscheidung des Oberlandesgerichts Düsseldorf (Beschluss vom 08.07.2024, Az. 3 Wx 69/24). Das Gericht stellte klar, dass eine Satzungsregelung, die virtuelle oder hybride Mitgliederversammlungen per Video- oder Telefonkonferenz erlaubt, zulässig ist. Die Richter betonten, dass diese Flexibilität Vereinen erhebliche Vorteile bei der Organisation ihrer Versammlungen bietet.

Wichtig ist es im Fall von Telefonkonferenzen, eine Software zu nutzen, die eine Abstimmung per Tastendruck ermöglicht. Mögliche Tools sind hier „DFNconf „(speziell für Vereine und Organisationen), „Mumble“ (Open-Source-Lösung für sichere Audioübertragungen) und „Zoom Phone“ (Telefonkonferenzen mit Abstimmungsfunktion).

Was bei der Einladung zu beachten ist

Wenn Sie eine hybride Mitgliederversammlung durchführen wollen, müssen Sie Ihre Mitglieder hierauf bereits in der Einladung zu dieser Versammlung hinweisen. Dabei ist es wichtig, dass Ihre Mitglieder wählen können, ob sie persönlich oder virtuell dran teilnehmen. In dem Schreiben müssen Sie angeben, welches Tool als elektronisches Kontaktmittel verwendet wird und wie dies mit dem PC/Notebook und ggf. dem Smartphone bedient wird. Das ergibt sich aus § 32 Abs. 2 BGB, wonach bei der Berufung auch angegeben werden muss, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. 

Dass hierzu die Angabe des jeweiligen Tools gehört, ergibt sich aus einer Entscheidung des Amtsgerichts Spandau (Urteil vom 27.06.2024, Az. 3 C 78/24). Die Richter stellen klar, dass allein die Angabe des Abstimmungstools nicht reicht. Es müssen alle Tools angegeben werden, die für die Wahrnehmung der Mitgliedschaftsrechte bei der elektronischen Teilnahme an einer hybriden Mitgliederversammlung erforderlich sind. Hierzu gehören neben dem Stimmrecht das Teilnahmerecht sowie das Rederecht in der elektronischen Versammlung. 

Am besten fügen Sie eine ausführliche Anleitung bei, in der die Verfahrensweise Schritt für Schritt und am besten mit Bildern erklärt wird. Achten Sie dabei auf einen verständlichen Schreibstil, der keine Fachausdrücke enthält. In dem Schreiben sollten dem jeweiligen Mitglied auch seine Login-Daten mitgeteilt werden. 

Diese Einladung müssen Sie frühzeitig genug mit der Post an Ihre Mitglieder schicken. Wenn die Satzung dazu keine Regelung enthält, schicken sie sie die Einladung mindestens drei Wochen vorher los. 

Eine Einladung per E-Mail ist normalerweise dann unproblematisch, wenn es eine hinreichende Grundlage in der Vereinssatzung gibt. Wichtig ist dabei, dass auch an alle Vereinsmitglieder gedacht wird, die über keine eigene E-Mail-Adresse verfügen. 

Sofern es in Ihrer Satzung noch keine solche Klausel gibt, schlagen Sie am besten der Mitgliederversammlung die Aufnahme einer entsprechenden Regelung in die Vereinssatzung vor. Am besten argumentieren Sie damit, dass durch den Versand der Einladung per E-Mail unnötige Kosten eingespart werden. Heutzutage verfügen viele Vereinsmitglieder über einen Internetanschluss. Darüber hinaus kommen auch die Mitglieder ohne PC/Notebook nicht zu kurz. Eine solche Satzungsregelung könnte wie folgt lauten:

Formulierungsbeispiel

Die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgt 21 Tage vorher per E-Mail durch den Vorstandsvorsitzenden. Dabei wird auch die vorläufige Tagesordnung bekannt gegeben. Soweit das jeweilige Vereinsmitglied nicht per E-Mail erreichbar ist, erfolgt die Einladung per Brief. Dieser wird an die dem Verein zuletzt bekannte Mitgliederanschrift geschickt.

Hybride Versammlungen: Empfehlungen für eine Satzungsregelung

Wie zu Anfang des Beitrags dargelegt wurde, ist es seit 2023 möglich, auch ohne Satzungsänderung hybride Versammlungen im Verein durchzuführen. Nichtsdestotrotz sind eine Satzungsänderung und die Aufnahme einer entsprechenden Klausel empfehlenswert, wenn Sie als Vorstand regelmäßig hybride Mitgliederversammlungen durchführen möchten.

Eine Satzungsänderung ist im Übrigen nicht nur empfehlenswert, sondern sogar zwingend erforderlich, wenn Ihre Satzung ausdrücklich nur die Mitgliederversammlung in Präsenzform erlaubt. Dann müssen Sie die Satzung ändern und eine entsprechende Regelung aufnehmen. Sie müssen also eine Mitgliederversammlung einberufen, in der ein Beschluss über die Änderung der Satzung gefällt wird. Eine geeignete Satzungsregelung könnte wie folgt lauten:

Formulierungsbeispiel

Der Vorstand kann nach seinem Ermessen beschließen und in der Einladung mitteilen, dass die Mitglieder an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen können (hybride Mitgliederversammlung).

Eine Klausel wie diese hätte den Vorteil, dass die Möglichkeit der Durchführung von hybriden Mitgliederversammlungen unabhängig von künftigen Gesetzesänderungen besteht. Wenn Sie zum Beispiel in bestimmten Situationen wie einer neuen Pandemie eine virtuelle Versammlung durchführen möchten, ist darüber hinaus die folgende Formulierung erwägenswert: 

Formulierungsbeispiel

Die Mitgliederversammlung kann auch ohne physischen Versammlungsort in rein virtueller Form stattfinden (virtuelle Mitgliederversammlung).

Das hätte den Vorteil, dass Sie flexibel auf diese Möglichkeit zurückgreifen können, ohne zuvor eine Versammlung mit physischer Präsenz zwecks Beschlussfassung durchführen zu müssen. Die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung empfiehlt sich allerdings lediglich in Vereinen, in denen alle Mitglieder über eine eigene digitale Zugangsmöglichkeit etwa über einen eigenen PC mit Internetanschluss verfügen. 

Im Zweifel führen Sie lieber eine hybride Mitgliederversammlung durch. Denn damit gehen Sie auf Nummer sicher. Zudem können Sie auch neue Mitglieder gewinnen, die über keinen eigenen PC verfügen bzw. digitale Versammlungen ablehnen.