Rückspenden finanzamtssicher handhaben: Klartext für Ihre Bescheinigungen 2023

Rückspenden sind in jedem gemeinnützigen Verein eine willkommene Sache. Ein Mitglied oder ein vereinsfremder Gönner hat einen Geldanspruch gegen den Verein und verzichtet darauf zugunsten einer Zuwendungsbestätigung. Doch der deutsche Fiskus ist misstrauisch. Er befürchtet, dass hier allzu leicht Missbrauch betrieben werden kann, indem beispielsweise Spendenbescheinigungen ausgestellt werden, obwohl gar kein Geldanspruch gegen den Verein besteht. Deshalb spielt das Thema Rückspenden stets auch eine große Rolle bei Betriebsprüfungen im Verein. Dieser Beitrag zeigt Ihnen an zahlreichen Praxisbeispielen, wo die Fallen lauern und wie Sie diese vermeiden.

„Rückspende“: Was ist das?

Rückspenden sind Spenden, bei denen jemand auf Geld, das ihm der Verein für eine erbrachte Leistung zahlen müsste, ganz oder teilweise verzichtet. Im Gegenzug möchte der Gönner hierfür eine Spendenbescheinigung erhalten. Ein typischer Fall ist die Handwerkerleistung, auf deren Bezahlung der Handwerker verzichtet.

Beispiel

Einige Turngeräte des Sportvereins Musterhausen sind beschädigt. Der Vorstand fragt mehrere Betriebe an, um in Erfahrung zu bringen, was die Reparatur kostet. Handwerksbetrieb Maier gibt ein gutes Angebot ab. Für 1.500 Euro plus Mehrwertsteuer würde er die Arbeiten ausführen. Er bekommt den Auftrag. Nach Abschluss der Reparaturen schreibt er die Rechnung über den vereinbarten Betrag in Höhe von 1.785 Euro (1.500 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer). Doch nicht nur das: Auf der Rechnung findet der Vorstand den handschriftlich vom Handwerksmeister eingefügten Zusatz: „Ich verzichte auf die Hälfte des Rechnungsbetrags zugunsten einer Spende. Zuwendungsbestätigung erbeten.“

Der im obigen Beispiel geschilderte Fall ist eine klassische (Teil-)Rückspende. Der Verein überweist nur die Hälfte des Betrags (892,50 Euro) an den Handwerker und stellt ihm über die andere Hälfte eine Zuwendungsbestätigung aus. Doch nicht nur solche Handwerkerleistungen sind typische Fälle von Rückspenden, wie sie in Vereinen immer wieder vorkommen. Es kann auch die Bezahlung von anderen Leistungen und Dingen zurückgespendet werden. Dazu gehört zum Beispiel auch die Übungsleiterpauschale.

Beispiel

Ihr Übungsleiter Peter Franken profitiert vom Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz. Er erhält für seine Tätigkeit jährlich 3.000 Euro vom Verein. Es ist eine jährliche Auszahlung vereinbart. Doch kurz bevor Sie ihm den Betrag überweisen, erreicht Sie eine E-Mai von ihm. Darin teilt er Ihnen unter anderem Folgendes mit: „Lieber Vorstand, in den kommenden Tagen steht die Überweisung des mir zustehenden Übungsleiterhonorars in Höhe von 3.000 Euro für 2023 an. Da ich weiß, dass der Verein in diesem Jahr wichtige neue Projekte in der Kinder- und Jugendarbeit plant, möchte ich dies nach besten Kräften unterstützen. Bitte zahlen Sie mir den Betrag nicht aus. Ich spende diese Summe zur Verwendung für die neuen Projekte ,Inklusionssport‘ und ,Sport der Begegnung‘.“

Auch hier handelt es sich um eine „klassische“ Rückspende. Der Übungsleiter hat einen tatsächlich bestehenden Geldanspruch an den Verein. Es gibt schließlich eine entsprechende Vereinbarung mit ihm, dass er für seine Tätigkeit als Übungsleiter im Rahmen des Übungsleiterfreibetrags bezahlt wird. Ihm steht das Geld tatsächlich zu und er verzichtet darauf.

Damit ist die erste wichtige Bedingung für eine steuerlich nicht zu beanstandende Rückspende gegeben: der tatsächlich bestehende Anspruch auf das Geld, das dann zurückgespendet wird. Dieser besteht hier und Sie können dem Übungsleiter deshalb über die gespendete Summe eine Zuwendungsbescheinigung ausstellen.

Doch noch ein weiterer ganz entscheidender Punkt im Zusammenhang mit dem Thema Rückspende ist hier berührt: der Vermögensabfluss. Das heißt: Beim Spender muss tatsächlich ein Vermögensabfluss vorliegen, wenn der Verein eine Zuwendungsbestätigung ausstellen will. Dabei bedeutet Vermögensabfluss im Sinne des Fiskus nicht, dass Geld vom Konto oder aus dem Geldbeutel des Spenders „abfließen“ muss. Ein Vermögensabfluss liegt auch schon dann vor, wenn jemand auf einen ihm konkret zustehenden Geldbetrag, also den Anspruch darauf, verzichtet. Geld selbst muss nicht hin- und herfließen.

Beispiel

Für die allgemeinen Verwaltungsaufgaben im Verein hat der Vorstand die Minijobberin Juliane Trinkl eingestellt. Weil dem Vereinsdrucker die Tinte ausgegangen ist, aber ausgerechnet jetzt der Mahnlauf für die nicht bezahlten Mitgliedsbeiträge ansteht, geht Juliane Trinkl nach kurzer Rücksprache mit dem ersten Vorsitzenden in den nahe gelegen Computerladen und kauft dort die benötigte Patrone. Diese kostet 39,80 Euro. Einen Kassenbon bringt die Minijobberin mit. Diesen legt sie in den Postkorb der Schatzmeisterin, versehen mit einer handschriftlichen Notiz: „Toner für den Drucker in der Geschäftsstelle. Das Geld wurde von mir verauslagt. Betrag nicht erstatten. Ich spende ihn.“

Juliane Trinkl hatte Ausgaben für den Verein. Sie hat einen Anspruch darauf, dass ihr diese Auslagen ersetzt werden. Das ergibt sich aus den §§ 670, 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Demnach ist ein Arbeitgeber verpflichtet, seinen Arbeitnehmern als Aufwendungs- oder Auslagenersatz diejenigen Aufwendungen zu ersetzen, die der Vereinsmitarbeiter „zur Ausführung der ihm übertragenen Arbeiten gemacht hat und den Umständen nach für erforderlich halten durfte“.

In unserem Beispiel aber verzichtet die Minijobberin auf die ihr zustehende Erstattung. Das hat sie mit ihrer Notiz eindeutig erklärt. Sie können ihr deshalb eine Zuwendungsbestätigung über die von ihr verauslagten 39,80 Euro ausstellen.

Voraussetzungen für Rückspenden: Auf diese 5 Punkte hat der Fiskus ein Auge

Eine Zuwendungsbestätigung ist ein Steuersparinstrument für denjenigen, der sie bekommt. Denn der auf der Zuwendungsbestätigung ausgewiesene Betrag mindert das zu versteuernde Einkommen.
Im obigen Beispiel der Minijobberin Juliane Trinkl bedeutet dies: 39,80 Euro werden ihr dank der Zuwendungsbestätigung beim Einreichen der Steuererklärung vom zu versteuernden Betrag Ihres Einkommens abgezogen.

Angenommen, der persönliche Steuersatz von Frau Trinkl beträgt im Jahr der Spende 30 Prozent. Dann verringert sich ihre Steuerlast um knapp zwölf Euro aus der dem Verein gespendeten Summe für die von ihr bezahlte Tintenpatrone.

Die gesetzliche Grundlage für Rückspenden findet sich in § 10b Abs. 3 Satz 5 und 6 Einkommensteuergesetz (EStG). Diese sind grundsätzlich möglich. Der Fiskus stellt aber fünf wesentliche Anforderungen, die erfüllt sein müssen, damit eine Rückspende rechtskonform ist und Sie dafür eine Zuwendungsbestätigung ausstellen dürfen:

1. Es muss tatsächlich ein Rechtsanspruch auf Erstattung von Kosten oder auf einen bestimmten Geldbetrag gegen den Verein bestehen, sei es durch einen vom Verein erteilten Auftrag, die Satzung, einen Vertrag oder einen Beschluss des Vorstands oder der Mitgliederversammlung oder aber eben auch aus § 670 BGB (Ersatz von Aufwendungen).
2. Der Anspruch muss vor der zum Aufwand führenden Tätigkeit bestehen.
3. Der Verein muss zum Zeitpunkt, zu dem er den Anspruch einräumte (also beispielweise mit einem Übungsleiter vereinbarte, dass die Übungsleiterpauschale erhält), auch tatsächlich in der Lage sein, den Anspruch zu erfüllen.
4. Der Verzicht muss schriftlich erklärt werden
5. Der Verzicht muss zeitnah erklärt werden. Bei einem einmaligen Anspruch heißt das innerhalb von drei Monaten, bei einem regelmäßigen Anspruch also bei einer regelmäßigen Tätigkeit (z. B. Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale) reicht einmal pro Jahr.

In diesen Fällen dürfen Sie keine Spendenbescheinigung ausstellen

Diese fünf Voraussetzungen müssen gegeben sein, wenn Ihr Verein für eine Rückspende eine rechtssichere Spendenbescheinigung ausstellen möchte. Ist eine der Bedingungen nicht erfüllt, darf für die entsprechende Leistung keine Spende bescheinigt werden. Tut Ihr Verein dies dennoch, gerät er in die Spendenhaftung (dazu später mehr).

Beispiel

Ihr Mitglied Yannick Hilger ist pensionierter Malermeister. Schon lange sind ihm die verwitterten Umkleidekabinen am Sportplatz ein Dorn im Auge. In den Osterferien greift er zur Selbsthilfe. Zusammen mit einem Freund will er seinem Verein etwas Gutes tun und bringt die Außenwände wieder auf Vordermann. Als das erledigt ist, fragt er beim Vorstand an, ob man ihm nicht hierfür zumindest eine Spendenbescheinigung für 36 Stunden Arbeit und acht Eimer Farbe ausstellen kann.

In dem Beispielfall hat das Mitglied selbst die Fakten geschaffen. Es gab keine Beauftragung im Vorfeld. Es wurde also auch kein Vertrag über die auszuführenden Arbeiten geschlossen oder Ähnliches. Damit ist aber auch kein Anspruch vor der Spendenabsicht entstanden. Die Folge ist: Eine Zuwendungsbescheinigung ist in diesem Fall aus Sicht des Fiskus ausgeschlossen. Aber: Es soll schon Vorstände gegeben haben, die nachträglich einen entsprechenden Beschluss gefasst haben. Von solchen Lösungen sollten Sie im Zweifelsfall aber lieber die Finger lassen.

Arbeitsstunden von Mitgliedern: Auch hier darf es keine Spendenbescheinigung geben

In zahlreichen Vereinen ist in Satzung oder Beitragsordnung geregelt, dass die Mitglieder bestimmte Arbeitsstunden für den Verein ableisten müssen. Wer die Arbeitsstunden nicht erfüllt, muss für die nicht geleisteten Stunden einen bestimmten Betrag an die Vereinskasse zahlen. Auch für den Gegenwert dieser Arbeitsstunden oder die geleistete Ausgleichszahlung dürfen Sie keine Zuwendungsbescheinigung ausstellen. Denn es handelt sich hier um eine satzungsgemäße Mitgliederpflicht.

Selbst wenn die Mitglieder im Rahmen ihres Arbeitseinsatzes 20 Stunden pro Jahr mit der Pflege der Vereins­anlagen beschäftigt sind oder hierfür 200 Euro zahlen müssen, falls sie die Arbeit nicht leisten, dürfen Sie keine Spendenbescheinigung für die geleisteten Stunden oder den gezahlten Betrag ausgestellt werden! Nichtsdestotrotz treten Mitglieder immer wieder mit einer solchen Bitte an den Vorstand heran. Solchen Ansinnen dürfen Sie aber nicht nachkommen!

Vorsicht, wenn Sie den Anspruch ohne Spende nicht zahlen könnten

Wie Sie oben bereits erfahren haben, ist eine Rückspende nur möglich ist, wenn tatsächlich ein Anspruch auf den Betrag besteht. Der Verein muss also zur Zahlung verpflichtet sein. Außerdem muss er zum Zeitpunkt, zu dem er den Anspruch einräumt, finanziell auch in der Lage sein, ihn zu erfüllen.

Das hat folgenden Hintergrund: Spenden müssen immer freiwillig erfolgen. Sie können also keine Vereinbarung treffen, die zwar den Anspruch auf einen bestimmten Geldbetrag festhält, gleichzeitig aber auch vorsieht, dass das Geld nicht vom Verein ausbezahlt wird, sondern dass der Begünstigte es zurückspendet.

Beispiel

Ihr Verein hat jährlich etwa 10.000 Euro an Einnahmen. Er beschäftigt zwei Übungsleiter, die die Übungsleiterpauschale in Höhe von jeweils 3.000 Euro erhalten. An die Kommune zahlt der Verein 2.500 Euro im Jahr an Nutzungsgebühren. Nun will sich der fünfköpfige Vorstand auch die Ehrenamtspauschale „gönnen“. Da er laut Satzung dazu ermächtigt ist, für sich selbst einen entsprechenden Beschluss zu fassen, wird auch gleich entsprechend entschieden. Jedes Vorstandsmitglied soll 840 Euro erhalten. Doch der Vorstand weiß natürlich auch, dass das Geld des Vereins nicht ausreichen würde, um diesen Anspruch zu erfüllen. Also beschließt er gleich mit, dass die Ehrenamtspauschale nicht ausbezahlt wird. Stattdessen sollen die Vorstandsmitglieder einmal im Jahr ihren Verzicht erklären und darüber dann zumindest eine Zuwendungsbestätigung erhalten.

In Fällen wie diesen gibt es nur einen Rat: Finger weg davon! Denn natürlich sieht der Fiskus spätestens im Rahmen der Steuererklärung, die Ihr Verein alle drei Jahre abgeben muss, dass er nie und nimmer in der Lage gewesen wäre, den Geldanspruch des Vorstands zu erfüllen.

Dann unterstellt das Finanzamt automatisch, dass der Anspruch nicht ernsthaft eingeräumt, sondern immer davon ausgegangen wurde, dass der Betrag gespendet wird. Für den Fiskus ist das ein klarer Fall von Missbrauch. Und der hat Konsequenzen:

• Es droht der Verlust der Gemeinnützigkeit für die betreffenden Jahre.
• Es droht die Spendenhaftung für Ihren Verein. (30 Prozent der als Spenden bescheinigten Summe muss der Verein als Strafe zahlen.)
• Es droht eine persönliche Haftung des Vorstands. Schließlich könnten die Mitglieder unterstellen, dass Sie vorsätzlich gehandelt haben, und Sie dann per Beschluss entsprechend in Regress nehmen!

Beispiel

Laut Satzung entscheidet die Mitgliederversammlung einmal pro Jahr darüber, ob bzw. dass der Vorstand die Ehrenamtspauschale erhält. Tatsächlich aber stellt das Finanzamt bei Durchsicht der mit der Steuererklärung des Vereins eingereichten Unterlagen fest, dass gar nicht die Mitgliederversammlung entschieden hat, sondern dass sich der Vorstand völlig eigenmächtig die Ehrenamtspauschale bewilligt hat.

In diesem Fall gilt: Egal, ob rückgespendet oder nicht, die Ehrenamtspauschale wurde zu Unrecht zugesagt. Damit drohen wieder Entzug der Gemeinnützigkeit für die betreffenden Jahre, ggf. Spendenhaftung und eine persönliche Inhaftungnahme des Vorstands!

Vorsicht bei Fahrt- und Reisekosten!

Ein weiterer Dauerbrenner beim Thema Rückspenden sind Reise- und Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Co. Natürlich darf und muss der Verein denjenigen, die im Auftrag des Vereins unterwegs sind und hierfür Ausgaben haben, diese Kosten erstatten. Entsprechend ist auch hier eine Rückspende möglich.

Aber: Diese Kosten müssen auch tatsächlich entstanden sein, nachgewiesen werden und abgerechnet werden. Auch das prüft der Fiskus genau, denn auch auf diesem Gebiet wird oft mit Rückspenden „getrickst“.

Beispiel

Mitglied Peter Grieskamp fährt mit seinem VW-Bus nicht nur sein Kind zu den Spielen der Jugendmannschaft, sondern nimmt auch immer die halbe Mannschaft mit. Am Jahresende folgt dann die Überraschung: Peter Grieskamp schickt dem Verein eine Rechnung über 500 Euro für „Sprit- und Transportkosten“ und vermerkt darauf, dass er auf die Auszahlung zugunsten einer Spende verzichtet.

Denn auch hier gilt: Es muss eine entsprechende Grundlage (Vertrag, Beschluss, Satzung etc.) geben. Dann ist es kein Problem, dass Sie jemandem, der Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug für den Verein unternimmt, diese Kosten ersetzen.

Aber: Die Kosten müssen aus Sicht des Fiskus angemessen sein. Das sind sie dann, wenn Sie sich an den steuerlichen Höchstsätzen für Reisekostenerstattungen und Kilometerpauschalen orientieren, also zum Beispiel 30 Cent/Kilometer bei Fahrten mit dem Auto.

Außerdem benötigen Sie als Nachweis eine Reisekostenabrechnung. Aus dieser müssen die folgenden Punkte klar hervorgehen:

• Datum der Fahrt,
• Anlass der Fahrt (genauer Grund, Ziel und eventuell Route, falls Umwege gefahren wurden),
• Name des Fahrers,
• insgesamt gefahrene Kilometer,
• abgerechneter Kilometersatz,
• Gesamtkosten (Kilometererstattung plus eventuell angefallener Nebenkosten, z. B. für Parktickets),
• ggf. Bankverbindung
• Datum und Unterschrift der Fahrerin/des Fahrers.

Sinnvoll ist es außerdem, wenn Sie in Ihre Reisekostenformular gleich ein Feld zum Ankreuzen mit aufnehmen, mit dem Sie den Fall einer möglichen Rückspende abdecken. Das Ganze könnte etwa so aussehen:

▢ „Ich bitte um Erstattung.“ ▢ „Ich verzichte auf eine Erstattung und spende den Betrag an den Verein. Ich bitte um eine Zuwendungsbestätigung für das Finanzamt.“

Reisen für den Verein: Was ist mit Hotelkosten?

Bei Reisen im Auftrag des Vereins entstehen manchmal auch Hotelkosten. Auch diese können erstattet und entsprechend auch zurückgespendet werden.

Beispiel

Der erste Vorsitzende des Schützenvereins Klaus Hinks nimmt an einer Verbandstagung in Hamburg teil. Diese dauert zwei Tage. Er hat eine Übernachtung. Das Hotel kostet 150 Euro inklusive Frühstück. Die Rechnung zahlt er zunächst selbst.

Hier gilt: Die Kosten kann der Vorsitzende dem Verein in Rechnung stellen. Falls er möchte, kann er dann natürlich auch den Verzicht auf Erstattung der Ausgaben erklären und eine Zuwendungsbescheinigung für den Betrag erhalten, auf den er verzichtet hat. Allerdings müssen die Hotelkosten „angemessen“ sein. Eine Rechnung aus einem Fünf-Sterne-Hotel wird der Fiskus kritisch hinterfragen!

Sie sollten für Abrechnungen von Reisen stets ein standardisiertes Reisekostenformular verwenden. Dann gibt es keine Missverständnisse. Ein Muster dafür finden Sie hier direkt zum Herunterladen.

Fahrtkostenerstattung bei Vereinsmitarbeitern

Auch Vereinsmitarbeitern können Fahrtkosten geltend machen und ersetzt bekommen und das Geld dann entsprechend auch zurückspenden. Dabei müssen Sie verschiedene Fälle unterscheiden.

Fall 1: Wenn Ihr Mitarbeiter lediglich die Fahrtkosten bekommt
Erhält Ihr Vereinsmitarbeiter (z. B. Übungsleiter, Geschäftsstellensekretärin etc.) nur die Fahrtkosten, stellen diese einen steuerfreien Auslagenersatz dar (§ 3 Nr. 50 EStG). Das bedeutet aber, dass der Anspruchsberechtigte diese Aufwendungen einzeln durch Belege, zum Beispiel Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, nachweisen muss. Tankquittungen bei Fahrten mit dem eigenen Pkw sind unzulässig. Hier können lediglich die lohnsteuerlichen Pauschalbeträge von 0,30 Euro für jeden tatsächlich gefahrenen Kilometer im Pkw geltend gemacht werden.

Fall 2: Wenn der Vereinsmitarbeiter weitere Zahlungen erhält
Erhält Ihr Vereinsmitarbeiter neben den einzeln nachgewiesenen Fahrtkostenerstattungen zusätzlich weitere Zahlungen, die seine Arbeitszeit vergüten sollen, dürfen vom Verein die Fahrtkosten nur für die einfache Strecke mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer im Pkw erstattet werden.

Beispiele

Ein Sportler erhält neben den Fahrtkosten eine Punkte-, Tor-, Anwesenheits-, Aufwärmprämie etc. Ein Trainer oder Übungsleiter erhält neben den Fahrtkosten die Übungsleiterpauschale von monatlich 250 Euro.

Fall 3: Wenn Ihr Mitarbeiter Fahrten durchführt

Schriftlichkeit ist das Gebot der Stunde: So bescheinigen Sie Rückspenden korrekt

Der Verzicht auf Geld muss immer schriftlich erklärt werden. Hierfür reicht es, wenn der oder die Abrechnende auf der Rechnung, dem Beleg oder dem Reisekostenformular vermerkt: „Ich verzichte auf eine Erstattung und spende den Betrag an den Verein.“

Welches Formular verwenden Sie für die Rückspende?

Aus Sicht des Finanzamts handelt es sich bei Rückspenden um verkürzte Geldspenden. Es wird ja auf ein Hin und Her von Zahlungen verzichtet. Deshalb verwenden Sie für Ihre Zuwendungsbestätigung das Formular „Geldspende“. Vergessen Sie nicht, anzukreuzen, dass es sich um den „Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ handelt. Welche tatsächliche Aufwandsposition dem Erstattungsanspruch zugrunde liegt, brauchen Sie aber nicht anzugeben.

Denken Sie außerdem daran, dass Sie die Grundlage für die Höhe des Erstattungsanspruchs belegen müssen. Als Nachweise kommen hier folgende Unterlagen zum Beispiel in Frage: Reisekostenformular, Rechnungen, Quittungen, ggf. Eigenbelege.

Beispiel

Sie zahlen die Ehrenamtspauschale nur einmal im Jahr an den Vorstand aus, und zwar für das zurückliegende Jahr immer im Januar des Folgejahres. Im Januar 2024 gibt es also das Geld für 2023. Erklärt dann jemand den Verzicht, betrifft der Vermögensabfluss den Januar 2024. Folglich muss auf der Spendenbescheinigung 2024 bescheinigt werden, nicht 2023.

Fazit: Rückspenden sind eine Win-win-Situation

Rückspenden entlasten die Vereinskasse und bringen der Spenderin oder dem Spender einen Steuervorteil. Werben Sie aktiv dafür, aber verpflichten Sie niemanden dazu. So sind Sie und Ihr Verein auf der sicheren Seite!