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Kassenführung per Excel-Tabelle? So sind Sie auf der sicheren Seite

16.08.2021
Viele Vereine führen ihre Kasse schnell und einfach mit einer Excel-Tabelle. Doch dabei ist Vorsicht geboten: Eintragungen in solche Tabellen lassen sich jederzeit ändern, löschen oder überschreiben. Buchhaltungsdaten müssen aber in unveränderbarer Form erfasst und gespeichert werden. Unter welchen Voraussetzungen eine Excel-Tabelle bei der Kassenführung eingesetzt werden kann, hat nun das Finanzgericht Münster klargestellt (Urteil vom 29.04.2021, Az. 1 K 2214/17). Doch um es klar zu sagen: Wirklich empfehlenswert ist die Buchführung mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen nicht. Der Fiskus bleibt misstrauisch.

Excel – eine gute Idee für Ihre Vereinsbuchführung?

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) verlangen es unterm anderem, dass die Aufzeichnungen im Kassenbuch und in den anderen Buchführungsunterlagen „unveränderlich“ sind. Denn nur so ist ein gewisser Schutz vor Manipulationen gewährleistet. Bei der Kassenführung mit Excel ist deshalb grundsätzlich Vorsicht geboten, denn unveränderlich sind solche Dateien ja gerade nicht!

Tipp:  Generell sollten Sie im Verein daher besser auf ein „echtes“ Kassenbuch auf Papier setzen, wenn Sie nicht sogar auf professionelle Buchführungsprogramme zurückgreifen, bei denen die Einhaltung der GoB sichergestellt ist.

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