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Im Dilemma zwischen DSGVO und Aufbewahrungsfristen: Welche Dokumente und Daten wann gelöscht werden müssen

08.12.2022
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat den Umgang mit Mitglieder- und anderen Daten im Verein nicht einfacher gemacht. Denn zu den daraus resultierenden Pflichten gehören auch solche zur Datenlöschung, die bisweilen aber mit den steuerrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten kollidieren, denen Vereine ebenfalls unterliegen. Dieses Nebeneinander von Lösch- und Aufbewahrungspflichten macht die Sache nicht nur recht unübersichtlich. Es droht bei Verstößen auch von beiden Seiten Ungemach. Dabei gehören die oftmals empfindlichen Bußgelder aufgrund von Verstößen gegen die Löschpflichten der DSGVO zu den häufigsten Ursachen für Bußgelder wegen Datenschutzverstößen. In diesem Beitrag finden Sie daher übersichtlich von A bis Z sortiert eine Übersicht zu den Löschfristen, die Sie in Ihrem Verein einhalten müssen, sowie Hinweise dazu, wie Sie dabei auch Ihren Aufbewahrungspflichten gerecht werden.

Diese Grundsätze zur Löschung personenbezogener Daten sollten Sie kennen

Den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zufolge dürfen Sie Daten nicht unbegrenzt lange speichern. Denn die DSGVO sieht ein „Recht auf Vergessenwerden“ vor. Menschen sollen davor geschützt werden, dass in Datenbanken Informationen über sie gesammelt werden, ohne dass es dafür eine Rechtsgrundlage gibt.

Auf der anderen Seite werden auch Organisationen wie zum Beispiel Ihr Verein davor geschützt, Daten, die noch benötigt werden, zu früh löschen zu müssen. Bei der Schaffung der DSGVO wurde also versucht, ein angemessenes Gleichgewicht zwischen den Interessen der betroffenen Personen (Ihrer Mitglieder) und den Interessen der Organisationen (Ihr Verein) zu schaffen.

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