Gleichberechtigte Zusammenarbeit statt Hierarchie: So etablieren Sie einen Teamvorstand in Ihrem Verein

Der klassische Vereinsvorstand ist hierarchisch strukturiert und besteht aus dem Vorsitzenden, einem Stellvertreter, Schriftführer, Kassenwart etc. Immer häufiger kommt in der Vereinspraxis inzwischen jedoch der Wunsch nach einem „Vorstandsteam“ auf. Grund dafür ist auch die Tatsache, dass viele Mitglieder, die eigentlich zur ehrenamtlichen Mitarbeit bereit sind, davor zurückschrecken, das Amt und die Aufgaben des ersten Vorsitzenden zu übernehmen. Es gibt daher vielerorts Probleme, Kandidaten für das Amt zu finden. Gleichzeitig gibt es in vielen Vereinen Mitglieder, die gerne als „Team“ antreten würden. Hier stellen sich dann Probleme, die in Ihrer Satzung gelöst werden müssen. Wie Sie diese Probleme umgehen und auf rechtssichere Weise einen Teamvorstand etablieren, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag. 

Das sagt das BGB zum Vereinsvorstand

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) macht in seinen Paragrafen zum Vereinsrecht nur wenige Vorgaben bezüglich des Vorstands von Vereinen. Neben den allgemeinen Vorschriften zur Vertretung des Vereins (§§ 26–28 BGB) wird lediglich in § 58 Nr. 3 BGB gesagt, dass die Satzung eine Bestimmung über die Bildung des Vorstands enthalten soll. Gesetzliche Vorgaben bezüglich der Zusammensetzung des Vorstands bestehen nicht. Entgegen landläufiger Meinung ist auch gesetzlich nicht vorgegeben, wie groß der Vorstand oder dass dabei ein „Vorsitzender“ vorgesehen sein muss.

Damit sind Sie grundsätzlich frei in der Entscheidung, wie Sie den Vorstand gestalten und was Sie in Ihrer Satzung dazu regeln. Es bleibt also Ihnen überlassen, wie groß der Vorstand sein soll und in welcher Form er sich organisiert. Das bedeutet auch, dass der Vorstand Ihres Vereins nicht notwendigerweise nach der klassischen und altbekannten Ämterhierarchie „erster Vorsitzender, zweiter Vorsitzender, Schriftführer etc.“ organisiert sein muss. Kommt also der Wunsch nach einer Neuorganisation im Team auf, ist eine solche Umstellung prinzipiell problemlos möglich.

Wenn Sie in Ihrer Satzung bisher allerdings die „klassische Zusammensetzung“ des Vorstands festgelegt haben, müssen Sie die Satzung natürlich ändern, um einen Teamvorstand zu etablieren. Statt bisher vom „ersten Vorsitzenden“, „stellvertretenden Vorsitzenden“, „Schatzmeister“ usw. zu sprechen, werden Sie dann nur noch von Vorstandsmitgliedern sprechen. Was die Größe des Vorstands angeht, können Sie die Anzahl der Mitglieder äquivalent zur bisherigen Zusammensetzung wählen.

Beispiel

Bisher sah die Satzung vor, dass der Vorstand aus dem Vorsitzenden, dem stellvertretenden Vorsitzenden, dem Schriftführer, dem Schatzmeister und einem Beisitzer bestand. Künftig besteht der Vorstand des Vereins aus „fünf Mitgliedern“.

Wie viele Mitglieder braucht Ihr Teamvorstand?

Nehmen Sie diese Veränderung jedoch auch zum Anlass, um zu überprüfen, ob diese Anzahl an Vorstandsmitgliedern tatsächlich ausreichend ist. Um zu ermitteln, wie viele Vorstände Sie wirklich brauchen, erstellen Sie am besten zunächst eine Übersicht aller Aufgaben, die Ihr Verein wahrzunehmen hat. Dazu tragen Sie alle Aufgaben, die dem Vorstand in Ihrem Verein obliegen, zusammen. Dazu fragen Sie sich:

• Welche Aufgaben ergeben sich aus der Satzung?
• Welche Aufgaben ergeben sich aus Beschlüssen der Mitgliederversammlung?
• Welche Aufgaben ergeben sich aufgrund von Vorgaben eines Dachverbandes?
• Welche Aufgaben ergeben sich aus vertraglichen Verpflichtungen (beispielsweise mit der Stadt oder Kooperationspartnern)?

Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob es sich jeweils um Aufgaben handelt, die unbedingt ein vertretungsberechtigter Vorstand (§ 26 BGB) wahrnehmen muss. Eventuell können bestimmte Aufgaben auch an andere ehrenamtlich mitarbeitende Vereinsmitglieder delegiert werden oder nach außen vergeben werden.
Nachdem Sie auf diese Weise die Aufgaben des Vorstands identifiziert haben, können Sie einschätzen, wie viele Personen Ihr Vorstandsteam umfassen sollte. Überprüfen Sie nun Ihre Satzung, ob diese Ihre Anforderungen erfüllt und genug Vorstandsmitglieder vorgesehen sind.

Wenn Sie anhand Ihrer Analyse der anfallenden Arbeiten zu dem Ergebnis gekommen sind, dass Sie mindestens drei vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder und mindestens zwei weitere Vorstandsmitglieder benötigen, sollten Sie dies in Ihrer Satzung nach dem folgenden Muster berücksichtigen:

Formulierungsbeispiel

§ XY Vorstand Der Vorstand besteht aus mindestens drei Vorstandsmitgliedern, welche den Verein im Sinne des § 26 BGB gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Die Vertretung erfolgt durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich.

Möglich ist auch eine Einzelvertretungsbefugnis. Um die Unterscheidung zwischen vertretungsberechtigten und nicht vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern deutlich zu machen, müssen Sie diese auch in der Satzung erkennbar bezeichnen. Dies verankern Sie in Ihrer Satzung zum Beispiel so:

Formulierungsbeispiel

§ XY Vorstand 1) Der Vorstand besteht aus mindestens drei Vorstandsmitgliedern; diese sind im Sinne des § 26 BGB einzelvertretungsberechtigt. 2) Neben den Vorstandsmitgliedern im Sinne des Absatzes 1 werden mindestens zwei weitere Beisitzer bestellt. Diese sind zur Vertretung des Vereins nicht berechtigt.

Mit einer solchen Unterscheidung zwischen vertretungsbefugten und nicht vertretungsbefugten Teamgliedern gibt es zwar im Vorstandsteam wieder eine gewisse Hierarchie und keine völlige Gleichberechtigung, aber die Vertretung des Vereins muss in der Satzung geregelt sein. Regelungen, nach denen alle Vorstandsmitglieder gemeinsam vertreten, wären nicht praktikabel und würden die Handlungsfähigkeit des Vereins gefährden.

Mit dieser Satzungsänderung zur Bildung bzw. Zusammensetzung des Vorstands ist es noch nicht getan. Achten Sie außerdem darauf, dass auch die weiteren Formulierungen in der Satzung angepasst werden. Überall, wo Sie vorher bestimmte Ämter vorgesehen hatten, müssen Sie nun eine Anpassung vornehmen. Betroffen sind zum Beispiel Klauseln wie die folgenden:

• Alte Formulierung: „Die Mitgliederversammlung wird durch den ersten Vorsitzenden geleitet.“ Neue Formulierung: „Die Mitgliederversammlung wird durch ein Vorstandsmitglied geleitet.“
• Alte Formulierung: „Der Schatzmeister nimmt den Einzug der Mitgliedsbeiträge vor.“ Neue Formulierung: „Der Einzug der Mitgliedsbeiträge wird durch den Vorstand vorgenommen.“
• Alte Formulierung: „Der Schriftführer erstellt die Protokolle der Mitgliederversammlung und der Vorstandssitzung.“ Neue Formulierung: „Das Protokoll der Mitgliederversammlung und Vorstandssitzung wird durch einen Protokollführer erstellt, welcher zu Beginn der Versammlung durch den Versammlungsleiter bestellt wird.“

Sie sehen, dass an unterschiedlichen Stellen der Satzung bestimmte Vorstandsmitglieder mit ihrer Amtsbezeichnung aufgenommen sind. Überprüfen Sie Ihre Satzung sorgfältig, da es ansonsten zu Problemen mit dem Registergericht kommen kann (dazu unten mehr).

Voraussetzung für den Teamvorstand: Beschluss über Änderung der Satzung

Der Vorstand alleine kann nicht einfach beschließen, zukünftig in Teamform zu agieren. Vielmehr muss die Mitgliederversammlung darüber entscheiden und über die dazu nötige Satzungsänderung beschließen. Das heißt: Wie jede andere Änderung der Satzung müssen Sie auch die zur Etablierung eines Teamvorstand den Mitgliedern zunächst bekannt geben und sie anschließend in der Versammlung darüber beschließen lassen.

Zusammen mit der Einladung zu der Versammlung und der Tagesordnung, auf der die Satzungsänderung steht, müssen Sie den Mitgliedern die konkreten Satzungsänderungen mitteilen. Dies machen Sie durch eine Gegenüberstellung der alten und neuen Satzungsformulierungen mit einer Begründung wie im folgenden Beispiel.

Satzung alt	Satzung neu	Erläuterung
§ 6 Abs. 1 Vorstand	§ 6 Abs. 1 Vorstand
Der Vorstand besteht aus: a) dem ersten Vorsitzenden, b) dem stellvertretenden Vorsitzenden, c) dem Schriftführer, d) dem Kassierer und e) einem Beisitzer.	Der Vorstand besteht aus fünf Mitgliedern.	In unserem Verein gibt es schon seit Langem Überlegungen, die Struktur des Vorstands zu verändern. Wir wollten die bisherige hierarchische Organisation durch eine gleichberechtigte Struktur ersetzen, was durch die neue Formulierung gewährleistet wird.
§ 7 Mitgliederversammlung	§ 7 Mitgliederversammlung
(…)	Die Absätze 1 und 2 bleiben unverändert.
3. Die Mitgliederversammlung wird durch den ersten Vorsitzenden geleitet.	Die Mitgliederversammlung wird durch ein Vorstandsmitglied geleitet.	Durch die Änderung des § 6 Abs. 1 ist diese redaktionelle Folgeänderung erforderlich.
(…)	Absätze 4 und 5 bleiben unverändert.
6. Über den Verlauf der Mitgliederversammlung wird durch den Schriftführer ein Protokoll erstellt.	6. Über den Verlauf der Mitgliederversammlung wird durch einen Protokollführer, der durch den Versammlungsleiter bestimmt wird, ein Protokoll erstellt.	Durch die Änderung des § 6 Abs. 1 ist diese redaktionelle Folgeänderung erforderlich.

Die Begründung ist rechtlich nicht zwingend, bringt aber den Vorteil, dass Sie die Erforderlichkeit der Satzungsänderung bei der Mitgliederversammlung nicht mehr ausführlich erläutern müssen. Die Mitglieder können sich anhand dieser Information mit der geplanten Satzungsänderung vorab befassen und sich ein Bild machen.

Sie können auch in dem Begleitschreiben an die Mitglieder die erforderlichen Satzungsänderungen ausführlicher begründen. Auch das sollte dazu führen, dass die Mitgliederversammlung leichter von der Hand geht, und dazu beitragen, dass Sie die erforderliche Zustimmung der Mitglieder zu der Satzungsänderung auch bekommen.

Achten Sie auf korrekte Formulierungen in der geänderten Satzung

Wenn die Mitgliederversammlung positiv über die Änderung der Satzung in Richtung Teamvorstand entschieden hat, müssen Sie die Satzungsänderung zur Eintragung im Vereinsregister anmelden. Erst ab der Eintragung in das Vereinsregister ist die Satzung wirksam (§ 71 BGB).

Es kommt allerdings immer wieder vor, dass bei einer Satzungsänderung Fehler gemacht werden und das Register dann Einspruch gegen die Eintragung erhebt und/oder die Korrektur verlangt. Das passiert zum Beispiel, wenn die vorgenommenen Änderungen nicht ausreichend sind.

Beispiel

Durch die Satzungsänderung soll auf einen Teamvorstand umgestellt werden. Aufgrund eines Flüchtigkeitsfehlers wurde dabei allerdings eine Regelung nicht angepasst und in der Satzung wird nach der Änderung weiter der Begriff des Schriftführers verwendet.

In der Regel wird Sie das Registergericht darauf hinweisen und verlangen, dass die Begrifflichkeit im Rahmen einer weiteren Satzungsänderung von „Schriftführer“ in „Vorstandsmitglied“ geändert wird.

Ein entsprechender Beschluss könnte zum Beispiel wie folgt lauten: „Die Mitgliederversammlung beschließt, dass der Vorstand ermächtigt wird, im Rahmen des Eintragungsverfahrens Änderungen der Satzung vorzunehmen, die aufgrund von Vorgaben des Registergerichts erforderlich werden.“ Mit diesem Beschluss können Sie auf Vorgaben des Registergerichtes schnell und flexibel reagieren.

So stellen Sie erfolgreich von der alten auf die neue Struktur um

Nun haben Sie die Satzung geändert, haben aber noch einen „alten“ Vorstand. Bei der Umstellung auf den neuen Teamvorstand müssen Sie hier in der Praxis zwischen zwei Fällen unterscheiden:

1. Die Amtszeit des alten Vorstands dauert noch an.
2. Die Amtszeit ist zu Ende und es stehen komplette Neuwahlen bevor.

Fall 1: Amtszeit dauert noch an

Die Amtszeit des bisherigen Vorstands dauert noch an und die Satzung sieht nun eine geänderte Struktur vor. Hier tritt für die bisherigen Vorstandsmitglieder nur eine Änderung dahin gehend ein, dass diese nicht mehr unter den bisherigen Amtsbezeichnungen tätig sind, sondern nur noch als „Vorstandsmitglieder“. Im Vereinsregister sind die Vorstandsmitglieder jedoch noch mit den Amtsbezeichnungen vermerkt, sodass Sie den beurkundenden Notar darauf hinweisen sollten, dass dies nun geändert wird, personell aber keine Änderung eingetreten ist. In der Regel nimmt das Registergericht die Änderung anstandslos vor.

In diesem Fall können Sie aber einen ergänzenden Beschluss der Mitgliederversammlung fassen, dass der Vorstand in der bisherigen Form bis zu der nächsten Neuwahl im Amt bleibt, etwa so: „Die Mitgliederversammlung beschließt, dass die Vorschriften über die Zusammensetzung des Vorstands erst mit Beginn der nächsten Amtsperiode (2024) gelten soll.“

Alternativ könnte der bisherige Vorstand zurücktreten, um so den Weg für das neue Modell freizumachen.

Fall 2: Neuwahl steht an

Einfacher stellt sich die Situation dar, wenn eine Neuwahl ansteht. Dann können Sie auch direkt nach der neu beschlossenen Satzung wählen, obwohl diese noch nicht im Vereinsregister eingetragen ist. Nach § 71 BGB ist eine Satzungsänderung erst wirksam, wenn sie im Vereinsregister eingetragen wurde.

Dann müssen Sie auf zwei Dinge achten: Zum einen müssen Sie die Satzungsänderung vor der Wahl beschließen. Zum anderen müssen Sie die Mitglieder ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie nun nach der neuen Satzung die Wahl vornehmen.

Nehmen Sie diesen Hinweis unbedingt auch ins Protokoll auf: „Vor der Wahl wurden die Mitglieder durch den Versammlungsleiter darauf hingewiesen, dass diese nach der neuen Satzung vorgenommen wird“. Diese Vorstandswahl nach der neuen Satzung steht dann unter der aufschiebenden Wirkung der Eintragung der Satzungsänderung. Damit können Sie die Satzungsänderung mit der Änderung des Vorstands zur Eintragung anmelden.

So wird das Vorstandsteam korrekt gewählt

Nicht nur die Amtsbezeichnungen ändern sich, wenn Sie in Ihrem Verein einen Teamvorstand einführen, sondern auch die Art und Weise, in der gewählt wird. Während Sie bisher die Vorstandsmitglieder jeweils einzeln wählten und die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen entscheidend war, wählen die Mitglieder beim Teamvorstand eine bestimmte Anzahl von Vorstandsmitgliedern, sodass die relative Mehrheit entscheidend sein wird, was Sie jedoch auch in der Satzung berücksichtigen müssen.

Formulierungsbeispiel

Gewählt sind die Mitglieder, welche die meisten Stimmen auf sich vereinigen.

Generell haben die Mitglieder dabei so viele Stimmen, wie Vorstandsmitglieder zu wählen sind. Wenn also der Teamvorstand aus drei Mitgliedern bestehen soll, können die Mitglieder insgesamt drei Stimmen abgegeben. In der Regel werden Sie damit künftig eine Listenwahl vornehmen.

Bei der Beschlussfassung im Verein und damit auch bei der Wahl des Vorstands entscheidet nach § 32 Abs. 1 Satz 3 BGB die „Mehrheit der abgegebenen Stimmen“ (Kammergericht Berlin, Beschluss vom 23.05.2020, Az. 22 W 61/19).

In 10 Schritten zum neuen Vorstand

Die Wahl des neuen Teamvorstands in der Mitgliederversammlung gestaltet sich dann in den folgenden zehn Schritten:

1. Schritt: Sie rufen Tagesordnungspunkt „Wahl des Vorstands“ auf.
2. Schritt: Sie bitten um Kandidatenvorschläge bzw. nennen die Kandidaten, die zur Wiederwahl anstehen.
3. Schritt: Wenn Abwesende als Kandidaten für den Vorstand vorgeschlagen werden, müssen Sie prüfen, ob deren Einverständnis dazu tatsächlich vorliegt.
4. Schritt: Sie nehmen die Namen der Kandidaten auf die Stimmzettel auf.
5. Schritt: Sie geben die Stimmzettel an die anwesenden (stimmberechtigten) Mitglieder aus.
6. Schritt: Sie führen die Wahl durch, lassen die Mitglieder also abstimmen.
7. Schritt: Sie zählen die abgegebenen Stimmen aus und sortieren eventuell ungültige Stimmzettel aus.
8. Schritt: Sie geben das Ergebnis der Wahl der Versammlung bekannt.
9. Schritt: Sie fragen die gewählten Kandidaten, ob diese die Wahl annehmen.
10. Schritt: Sie halten die Vorstandswahl und ihr Ergebnis im Protokoll fest, notieren also unter anderem, wer mit wie vielen Stimmen gewählt wurde, wie viele Enthaltungen und ungültigen Stimmen es gab etc.

In einem weiteren wichtigen Schritt nach der Wahl wird der vertretungsberechtigte Vorstand dann ins Vereinsregister eingetragen (§ 67 BGB). Diese Eintragung ist Pflicht. Das Amt selbst aber beginnt bereits mit der Annahme der Wahl durch die Kandidaten.

Es stellt eine unzulässige Wahlbeeinflussung dar, wenn bei einer Vorstandswahl Stimmzettel mit den vorgedruckten Namen verteilt werden und Namen von nachträglich benannten Bewerbern handschriftlich daruntergesetzt werden müssen (Oberlandesgericht Frankfurt, Urteil vom 19.12.1984, Az. 9 U 107/83).

Tragen Sie auch die Namen der zur Wiederwahl anstehenden erst zusammen mit den neuen Kandidaten auf dem Stimmzettel ein. Nach dem Sie die Kandidatenvorschläge aufgenommen haben, geben Sie die Stimmzettel aus.

Stimmzettel Vorstandswahl 2022 Der Vorstand besteht aus fünf Mitgliedern; Sie haben daher maximal fünf Stimmen. Eine mehrfache Abgabe der Stimme für einen Kandidaten ist nicht möglich. Geben Sie bitte nur eine Stimme bei den Kandidaten an. ▢ Kandidat A ▢ Kandidat B ▢ Kandidat C ▢ Kandidat D ▢ Kandidat E ▢ Kandidat F ▢ Kandidat G ▢ Kandidat H ▢ Kandidat I

Da die Satzung vorsieht, dass die Kandidaten gewählt sind, die die meisten Stimmen auf sich vereinigen, reicht es sogar aus, wenn ein Kandidat nur eine einzige Stimme erhält und andere Kandidaten keine Stimme erhalten haben.

Beispiel

Bei der oben dargestellten Wahl stellt sich die Stimmverteilung wie folgt dar: Kandidat A: 5 Stimmen Kandidat B: 11 Stimmen Kandidat C: 0 Stimmen Kandidat D: 0 Stimmen Kandidat E: 25 Stimmen Kandidat F: 0 Stimmen Kandidat G: 1 Stimme Kandidat H: 0 Stimmen Kandidat I: 8 Stimmen Da der Vorstand aus fünf Mitgliedern besteht, können nur fünf Kandidaten in den Vorstand gewählt werden. In dem Beispielsfall sind die Kandidaten E (25 Stimmen), B (11 Stimmen), I (8 Stimmen), A (5 Stimmen) und sogar G, der sich vermutlich selbst gewählt hat, in den Vorstand gewählt.

In der Praxis kann jedoch auch die Situation auftreten, dass mehrere Kandidaten die gleiche Stimmenzahl erreichen. Für diesen Fall können Sie in der Satzung eine Stichwahl vorsehen. Mit dem Instrument der Stichwahl haben Sie dann ein Ergebnis und laufen nicht Gefahr, in eine Endlos-Wahlschleife zu geraten.

Formulierungsbeispiel

Gewählt sind die Mitglieder, welche die meisten Stimmen auf sich vereinigen. Im Falle der Stimmengleichheit findet zwischen den betreffenden Kandidaten eine Stichwahl statt.

Bisweilen ist es in der Praxis auch so, dass eine Gruppe von Kandidaten nur gemeinsam als „Team“ antreten möchte. Es sollen dann also entweder alle gewählt werden oder keiner. In dem Fall kommt nur eine Blockwahl in Frage, die aber als Möglichkeit in Ihrer Satzung festgehalten sein muss. Eine Satzungsregelung ist hier also unverzichtbar. Wenn Sie eine Blockwahl durchführen, ohne dass es in der Satzung vorgesehen ist, ist die Wahl nichtig (Oberlandesgericht Zweibrücken, Beschluss vom 26.06.2013, Az. 3 W 41/13).

Formulierungsbeispiel

Die Wahl kann auch in Form einer Blockwahl durchgeführt werden.

Mit der Gestaltung als Option können Sie die Blockwahl durchführen müssen es jedoch nicht. So bewahren Sie sich eine flexible Handhabung.

Teamvorstand in der Praxis: So organisieren Sie die Vereinsarbeit

Der Verein ist eine juristische Person, die nur durch ihre Organe handeln kann. Damit besteht nach der Rechtsprechung des BGH (Urteil vom 05.12.1989, Az. VI ZR 335/88) für den Verein die Verpflichtung, die Zusammensetzung des Vorstands so zu gestalten, dass alle Bereiche abgedeckt sind. Jeder Bereich, den der Verein bearbeitet, muss also durch ein Vorstandsmitglied besetzt sein.

Das gilt auch dann, wenn Sie in Ihrem Teamvorstand keine Amtsbezeichnungen zuweisen und darauf verzichten, mit Titeln wie „Kassenwart“ auch Zuständigkeiten festzuschreiben. Schließlich müssen auch in einem Verein mit einem Teamvorstand die anfallenden Aufgaben erledigt werden. Wie sich diese Aufgabenerledigung in der Praxis vollzieht, muss der Verein bzw. der Vorstand ebenfalls regeln. Dies kann durch eine Geschäftsordnung des Vorstands vorgesehen werden. Auch in gerade in Bezug auf die Haftung der Vorstandsmitglieder spielt das eine wichtige Rolle.

Mit einer Geschäftsordnung können Sie die Aufgaben zuweisen, die der Vorstand zu erledigen hat. Damit haben Sie zum einen den Überblick, welche Aufgaben überhaupt zu erfüllen sind, und zum anderen bedeutet eine solche Ressortaufteilung via Geschäftsordnung auch eine Minimierung des Haftungsrisikos der einzelnen Vorstandsmitglieder.

Formulierungsbeispiel

Die Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands regelt die Geschäftsordnung, die sich der Vorstand zu geben hat.

Denn ansonsten gilt im Verein generell der „Grundsatz der Gesamtverantwortung“. Das heißt: Besteht Ihr Vorstand aus mehreren Personen, sind alle für alle Aufgaben zuständig und verantwortlich. Das würde in der Praxis vermutlich zu Chaos führen. Durch eine Ressortaufteilung werden die Aufgaben innerhalb des Vorstands aufgeteilt und Zuständigkeiten geschaffen. Damit werden auch die Verantwortlichkeiten zugewiesen, was im Haftungsfall dazu führen kann, dass der jeweilige Ressortleiter vorrangig in Anspruch zu nehmen ist.

Voraussetzung für eine wirksame Ressortaufteilung ist es, dass diese die Aufgaben klar abgrenzt und schriftlich vorliegt. Da Sie in Ihrer Satzung nunmehr aber eine gleichberechtigte Vorstandsstruktur festgeschrieben haben, können Sie nicht gleichzeitig dort auch eine
(hierarchische) Ressortaufteilung verankern. Daher müssen Sie die Organisation in Ressorts in die Geschäftsordnung für den Vorstand aufnehmen. Ein Vorteil dabei ist, dass sich die Geschäftsordnung schneller und leichter ändern lässt, da sie nicht im Vereinsregister eingetragen ist.

Wenn Sie Zuständigkeiten in Ihrer Geschäftsordnung festlegen, müssen Sie aber auf eine Besonderheit achten: Da keine Amtsbezeichnungen mehr bestehen, müssen Sie diese Aufgaben bzw. Ressorts Namen zuweisen. Wie Sie das in der Praxis rechtssicher regeln, zeigt Ihnen das folgende Formulierungsbeispiel.

Formulierungsbeispiel

Der Vorstand gibt sich folgende Aufteilung der Aufgaben (Ressortverteilung): Zuständigkeit Armin Arndt Armin Arndt nimmt die Repräsentationsaufgaben wahr und ist darüber hinaus zuständig für alle Baumaßnahmen innerhalb des Vereins, die Vereinszeitschrift als Verantwortlicher im Sinne des Presserechts, registerrechtliche Fragen, (…) Zuständigkeit Eva Bauer Eva Bauer ist zuständig für die Betreuung der Vereinshomepage, die Betreuung des Social-Media-Auftritts des Vereins (Facebook, Twitter, Instagram), (…) Zuständigkeit von Max Strothmann Max Strothmann ist zuständig für Protokollführung bei Versammlungen, gesamter Schriftverkehr, Archiv des Vereins, (…) Zuständigkeit von Pia Katczyminski Pia Katczyminski ist zuständig für den gesamten finanziellen und steuerlichen Bereich des Vereins. Insbesondere ist sie zuständig für die Erstellung des Jahresabschlusses und die Abgabe von Steuererklärungen. Sie wird bei allen Kreditinstituten als Ansprechpartnerin genannt, (…)

Eine Ressortaufteilung ist nur dann ein Instrument der Haftungsvermeidung, wenn die Vorstandsmitglieder sich gegenseitig überwachen und prüfen, ob der jeweilige Ressortleiter seine Verpflichtungen erfüllt hat. Stellen sie Unregelmäßigkeiten fest, sind sie zum Einschreiten verpflichtet (Bundesfinanzhof, Beschluss vom 21.08.2000, Az. VII B 260/99).

Beispiel

Im Rahmen der Vorstandssitzungen berichtet jedes Vorstandsmitglied über die Entwicklung in seinem Ressort. Wenn das für den finanziellen Bereich zuständige Vorstandsmitglied über finanzielle Probleme des Vereins (ausbleibende Fördermittel und Mitgliedsbeiträge) berichtet und auf Nachfrage erklärt, dass auch das Konto stark überzogen ist, müssen die anderen Vorstandsmitglieder eingreifen, um die Frage der Insolvenz des Vereins zu klären.

Diese Überprüfungen halten Sie in den Vorstandsprotokollen fest. Damit können Sie nachweisen, dass Sie Ihren Pflichten nachgekommen sind. Die Arbeit als Team bedeutet also auch hier, die Verantwortung gemeinsam zu tragen und stets auch ein Auge auf die Arbeit Ihrer Kollegen haben.

Wenn Sie auch ansonsten gemeinsam, eben als Team arbeiten, gibt es keinen Grund, warum die Vereinsarbeit in der Praxis nicht ebenso gut funktionieren sollte wie mit der alten hierarchischen Vorstandsstruktur. Wenn Sie darüber hinaus bei der Umstellung auf einen Teamvorstand die im Beitrag dargestellten Punkte achten, sind Sie von Anfang an auf der sicheren Seite und können neu und gut aufgestellt in die Zukunft starten.