Das große Schatzmeister-Abc der Haftungsfallen 2023 – und wie Sie sich persönlich schützen

Von Amtsführung bis Vorstandsvergütung: In diesem Beitrag beleuchten wir Haftungsfallen, die Sie 2023 als Schatzmeister beachten sollten. Das Amt des Schatzmeisters ist schließlich mit viel Verantwortung verbunden. Hier erfahren sie, wie Sie sich persönlich schützen, wo es teuer werden kann und welche Satzungsregeln Sie absichern. 

Amtsführung

Alle Vorstandsmitglieder müssen ihr Amt gewissenhaft ausführen und die ihnen übertragenen Vereinsgeschäfte gewissenhaft erledigen.

Beispiel

Führen Sie als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister Ihr Amt nicht mit der notwendigen Gewissenhaftigkeit aus und kommt es zu einem Schaden, haften Sie als Vorstandsmitglied gegenüber dem Verein mit Ihrem Privatvermögen.

Eine gewissenhafte und ordnungsgemäße Amtsführung liegt vor, wenn Sie alle gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften einhalten. Hierzu zählen nicht nur die Regelungen des Vereinsrechts im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), sondern z. B. bei der Beschäftigung von Mitarbeitern auch die Einhaltung arbeitsrechtlicher und sozialrechtlicher Vorschriften.

Zur ordentlichen Führung der Vereinsgeschäfte gehört z. B.

• Abschluss notwendiger Versicherungen,
• fristgerechte Zahlung von Rechnungen und öffentlichen Abgaben,
• Verwaltung des Vereinsvermögens,
• Abwehr von Schäden und/oder unberechtigten Forderungen.
• Für Sie als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister heißt das vor allem:
• Sie stellen keine Gefälligkeitsbescheinigungen für Spenden aus,
• Sie halten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ein,
• Sie geben Steuererklärungen pünktlich ab
• etc.

Handeln Sie bei der Ausübung Ihres Amtes grob fahrlässig oder gar vorsätzlich (und als bezahlter Vorstand auch nur „leicht fahrlässig“), haften Sie. „Handeln“ in diesem Sinn kann auch ein „Unterlassen“ sein. Vergessen Sie z. B. die Abgabe von Steuerklärungen, liegt ein Unterlassen vor. Sie haften dem Verein gegenüber für einen hierdurch entstehenden Schaden, z. B. in Form von durch das Finanzamt festgesetzten Säumniszuschlägen.

Aufwandsspenden

Aufwandsspenden spielen in der Vereinspraxis eine wichtige Rolle und führen immer wieder dazu, dass es massive Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt gibt, die nicht selten bis zum Entzug der Gemeinnützigkeit führen. Wenn der Ärger daraus resultiert, dass der Vorstand die Vorgaben der Finanzverwaltung zu Aufwandsspenden nicht eingehalten hat, drohen dem Vorstand die gleichen Schadenersatzforderungen des Vereins wie unter ➝ Gefälligkeitsspenden beschrieben.

Da Sie als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister beim Thema „Aufwandsspenden“ eine ganz besondere Rolle spielen, ist das Thema für Sie natürlich außerordentlich wichtig. Deshalb hier etwas ausführlicher:
Von Aufwandsspenden spricht man, wenn ein Spender auf den Ersatz seiner Aufwendungen verzichtet. Er bekommt also kein Geld vom Verein. Stattdessen erhält er eine Spendenbescheinigung in gleicher Höhe. Statt des Hin- und Herüberweisens wird also nur eine Spendenquittung ausgestellt. Es handelt sich um eine Geld-, nicht um eine Sachspende.

Die Finanzverwaltung stellt relativ hohe Anforderungen an Aufwandsspenden:

• Der Anspruch muss tatsächlich bestehen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn er sich aus einem Beschluss des zuständigen Gremiums oder einem Vertrag ableitet.
• Der Anspruch muss bestehen, bevor der „Spender“ mit der entsprechenden Tätigkeit beginnt.
• Der Anspruch darf nicht von vornherein unter der Bedingung stehen, dass der Spender die Forderung nicht geltend macht.
• Der Anspruch muss werthaltig sein. Das heißt, der Verein müsste ohne Wenn und Aber in der Lage sein, den Anspruch zu bezahlen, falls der Spender nicht auf die Bezahlung verzichtet.

Außenhaftung

Als Außenhaftung bezeichnet man die Haftung gegenüber Dritten, also zum Beispiel gegenüber Vertragspartnern des Vereins, Sozialversicherungsträgern oder dem Finanzamt. Hierfür gelten zum Teil strengere Haftungsmaßstäbe als in der Innenhaftung, weil sich beide, Fiskus und Sozialversicherungen, auch direkt am Vorstand „schadlos“ halten dürfen. Allerdings greift auch bei der Außenhaftung zumindest zum Teil der § 31a BGB zu Ihren Gunsten. Denn wennAls Außenhaftung bezeichnet man die Haftung gegenüber Dritten, also zum Beispiel gegenüber Vertragspartnern des Vereins, Sozialversicherungsträgern oder dem Finanzamt. Hierfür gelten zum Teil strengere Haftungsmaßstäbe als in der Innenhaftung, weil sich beide, Fiskus und Sozialversicherungen, auch direkt am Vorstand „schadlos“ halten dürfen. Allerdings greift auch bei der Außenhaftung zumindest zum Teil der § 31a BGB zu Ihren Gunsten. Denn wenn

• Sie nicht mehr als 840 Euro Vergütung im Jahr erhalten und
• weder vorsätzlich noch grob fahrlässig gehandelt haben,

haben Sie einen Freistellungsanspruch gegen den Verein. Das heißt konkret: Der Geschädigte hat zwar dann einen Anspruch gegen Sie, Sie können von dem Verein aber verlangen, dass er die Forderung ausgleicht.

Entlastung

Mit der Entlastung reduzieren Sie das Risiko aus der Innenhaftung erheblich. Auf die ➝ Außenhaftung hat sie hingegen keine Auswirkung. Die Mitglieder können ja auch schlecht auf Ansprüche, die ein Dritter geltend macht, verzichten.

Voraussetzung für die Entlastung ist, dass die Mitgliederversammlung über Umstände informiert ist, die zu einem Schadenersatzanspruch führen können.

Beispiel

Der Schatzmeister eines Kleingartenvereins hat es versäumt, offene Mitgliedsbeiträge rechtzeitig gerichtlich geltend zu machen. Nach Ablauf von 3 Jahren sind diese Beiträge daher verjährt. Da es zu den Aufgaben des Schatzmeisters gehört, den Verein so zu organisieren, dass Beiträge rechtzeitig geltend gemacht werden, hat er gegen seine Pflichten aus dem Auftragsverhältnis verstoßen. Folge: Die Entlastung der Mitgliederversammlung umfasst diesen Fehler nur dann, wenn der Vorstand im Rahmen seines Geschäftsberichts darauf hinweist, dass offene Mitgliedsbeiträge nicht vollständig geltend gemacht wurden und inzwischen (teilweise) verjährt sind.

Forderungen, ausstehende

Zu Ihren Aufgaben als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister gehört es, dafür zu sorgen, dass dem Verein alle Gelder zufließen, die ihm auch zustehen. Das betrifft selbstverständlich alle Beitragsforderungen, aber auch alle anderen finanziellen Ansprüche, die der Verein geltend machen kann, wie zum Beispiel Schadenersatzforderungen gegen Vertragspartner usw.

Wenn Sie kein Mahnverfahren einhalten, oder dies so spät tun, dass die Forderungen verjährt sind, erfüllen Sie Ihren Vorstandsauftrag nicht ordnungsgemäß. Damit liegt dann wieder ein Fall der Innenhaftung vor.

Am besten richten Sie eine Art Forderungsmanagement ein. Dazu gehört, dass Sie festlegen, wann welche Forderungen abgerechnet werden (bei Beiträgen ergibt sich das in der Regel aus der Beitragsordnung). Weiter sollte festgelegt werden, wie und von wem in welchem Abstand Forderungen angemahnt werden.

Gefälligkeitsspenden

Wer kennt das nicht: Dem Verein wird eine Sachspende in Aussicht gestellt, und der Spender macht deutlich, dass er eine „großzügige Spendenbescheinigung“ erwartet. Schließlich koste das den Verein doch nichts. Außerdem tue der Spender doch immer so viel für den Verein, dass dieser jetzt auch einmal großzügig bei der Bescheinigung des Werts der Sachspende sein könne.

Dieses Ansinnen mag vielleicht noch verständlich sein, als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister sollten Sie hier jedoch sehr vorsichtig sein. Den Verein kostet eine großzügige Bescheinigung über den Wert einer Sachspende in der Tat vielleicht erst mal nichts, aber unter Umständen verliert Ihr Verein dadurch die Gemeinnützigkeit. Bei zu hohen Spendenbescheinigungen wird diese nämlich schnell widerrufen.

Wenn dem Verein dadurch ein Schaden entsteht, stellt sich schnell die Frage nach der Haftung des Vorstands und auch von Ihnen als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister persönlich. Und die Frage ist relativ einfach beantwortet:

• Es liegt ein Pflichtverstoß vor (Nichtbeachtung der steuerlichen Vorschriften).
• Bei einer wissentlich zu hoch ausgestellten Spendenbescheinigung liegt zudem Vorsatz vor. (Das Haftungsprivileg des § 31a BGB greift also nicht.)
• Beim Verein ist durch den Verlust der Gemeinnützigkeit ein Schaden entstanden: Verlust von anderen Spenden, weil die Spender sie nicht mehr von der Steuer absetzen können, Kündigung von öffentlichen Räumen (z. B. Schulsporthallen) und Grundstücken, deren kostenfreie Nutzung an die Gemeinnützigkeit gebunden ist, Nachversteuerung für bis zu 10 Jahre usw.
• Spendenhaftung nach § 10b Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG), das heißt: 30 Prozent der Spendensumme wird das Finanzamt möglicherweise nachfordern.

Im Ergebnis führt das zu einem Anspruch (Innenhaftung) des Vereins gegen den verantwortlichen Vorstand – also in der Regel gegen Sie.

So vermeiden Sie diese Gefahr

Als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als dem möglichen Spender oder der möglichen Spenderin unter Hinweis auf die gesetzliche Lage mitzuteilen, dass eine zu hohe Spendenbescheinigung nicht ausgestellt werden kann. In der Regel ist das Problem dem Spender oder der Spenderin so gar nicht bewusst, und durch den Hinweis lässt sich die Sache direkt entspannen.

Haftungsausschluss

Vorstandsmitglieder, die sich besonders schützen möchten, können im Innenverhältnis eine Haftung für fahrlässiges und für grob fahrlässiges Handeln per Satzung ausschließen. Das ist vor allem für Vorstandsmitglieder interessant, die mehr als die 840 Euro aus der Ehrenamtspauschale erhalten.

Formulierungsbeispiel

Alle für den Verein Tätigen sowie alle Organ- oder Amtsträger haften für Schäden gegenüber Mitgliedern und gegenüber dem Verein, die sie in Erfüllung ihrer Tätigkeit verursachen, nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Das gilt auch, soweit sie für ihre Tätigkeit Vergütungen erhalten. (Anmerkung: Soll grobe Fahrlässigkeit ausgeschlossen werden, streichen Sie diese einfach).

Innenhaftung

Die Haftung gegenüber dem Verein bezeichnet man als Innenhaftung. In dem Moment, in dem Sie als in den Vorstand gewählte Schatzmeisterin oder als gewählter Schatzmeister erklären, „Danke für euer Vertrauen, ich nehme die Wahl an“, stehen Sie rechtlich gesehen in einem Auftragsverhältnis zum Verein. Sie sind dem Verein gegenüber dafür verantwortlich, dass Sie den Auftrag „Vorstandsamt“, und hier Ihr Amt als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister, ordnungsgemäß erfüllen.

Verstoßen Sie schuldhaft gegen diese Pflicht und dadurch entsteht für den Verein ein Schaden, hat der Verein einen Schadenersatzanspruch gegen Sie. Voraussetzung für diesen Schadenersatzanspruch ist, dass Sie schuldhaft gehandelt haben. Sofern Sie nicht mehr als 840 Euro Vergütung im Jahr für Ihre Vorstandstätigkeit erhalten, haften Sie nur, wenn Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt haben. Denn für normale Fahrlässigkeit sieht der Gesetzgeber zur Förderung des ehrenamtlichen Engagements eine Haftungsbefreiung gegenüber dem Verein vor (§ 31a BGB).

Kenntnisse im Vereinsrecht/Steuerrecht

Ein altes Sprichwort sagt: „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!“ Das gilt sinngemäß auch für die Haftung von Vorstandsmitgliedern – und damit von Ihnen als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister.

Die Gerichte gehen davon aus, dass derjenige, der ein Amt übernimmt, auch dafür verantwortlich ist, dass er die notwendigen Kenntnisse hat. Wenn nicht, kann das zur Haftung führen. In der Regel wird es sich dabei um Fälle der Innenhaftung handeln.

Zu den wichtigsten Rechtsgebieten, in denen Sie zumindest Grundlagenwissen benötigen, gehören:

• das Vereinsrecht des BGB (§§ 21–79 BGB),
• das Gemeinnützigkeitsrecht, wenn Ihr Verein gemeinnützig ist (§§ 52 ff. Abgabenordung (AO)).
• Das Steuerrecht, sofern es Ihren Verein betrifft.

Das Nichtbeachten der eigenen Satzung ist mindestens grob fahrlässig, sodass insoweit von einem Verschulden auszugehen sein wird. Der mögliche Schaden liegt mindestens in den Kosten für eine Wiederholung der Mitgliederversammlung. Im Übrigen ist es mehr als unangenehm, wenn einem Vorsitzenden durch einen Widersacher in der Mitgliederversammlung die eigene Satzung um die Ohren gehauen wird, weil er diese nicht einhält.

Mittelverwendung

Als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister verwalten Sie das Vermögen des Vereins treuhänderisch im Sinne der Satzung. Eine besondere Rolle spielt dabei die Zweckbestimmung, die für Vereinsmittel gilt. An diese sind Sie gebunden. Abweichungen davon, also Ausgaben für andere Zwecke als in der Satzung vorgesehen, sind Ihnen nicht erlaubt. Das gilt selbst dann, wenn der Zweck der Ausgabe sehr ehrenwert ist, also beispielsweise, um eine in Not geratene Person zu unterstützen, der Satzungszweck Ihres Vereins dies aber gar nicht vorsieht.

Die satzungswidrige Verwendung von Vereinsfinanzen dürfte in aller Regel auch mindestens grob fahrlässig sein, sodass die Haftungsbegrenzung nach § 31a BGB für Vorstandsmitglieder, die maximal 840 Euro im Jahr Vergütung erhalten, nicht greift.

Das ist wichtig für Sie als Schatzmeisterin oder als Schatzmeister

Mehrere verantwortliche Vorstandsmitglieder haften insoweit dem Verein als Gesamtschuldner. Der Verein kann also die Forderung in voller Höhe von jedem der verantwortlichen Vorstandsmitglieder verlangen.

Ausnahme: Nach § 58 AO gefährdet es die Gemeinnützigkeit Ihres Vereins nicht, wenn Sie Finanzmittel des Vereins teilweise einem anderen gemeinnützigen Verein zur Verwendung zu steuerbegünstigten Zwecken zuwenden. Dort heißt es wörtlich:

Die Gemeinnützigkeit wird nicht ausgeschlossen, wenn „eine Körperschaft einer anderen Körperschaft oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts Mittel für die Verwirklichung steuerbegünstigter Zwecke zuwendet. … Die Zuwendung von Mitteln an eine beschränkt oder unbeschränkt steuerpflichtige Körperschaft des privaten Rechts setzt voraus, dass diese selbst steuerbegünstigt ist.“