Vorstand & Haftung
Die Spitze des Vereins: Alles rund um den Vereinsvorstand
Egal ob nicht rechtsfähig oder eingetragen: Zu jedem Verein gehört ein Vorstand – also die Führungsriege des Vereins. Von den Vereinsmitgliedern gewählt, ist er das leitende Organ eines Verbundes – er vertritt die Organisation nach außen hin und ist das Gesicht des Vereins. Somit gibt es verschiedene Aufgaben und Pflichten, die mit dem Posten des Vereinsvorstands einhergehen. Erfahren Sie, welche Tätigkeiten der Vorstand übernimmt, wie die Wahl abläuft und was bei einem Rücktritt des Vereinsvorstands wichtig ist.
Vereinsvorstand – was bedeutet das?
Der Vorstand ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden Vereins – das legt bereits § 26 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) fest: „Der Verein muss einen Vorstand haben.“ Weiterhin definiert der Gesetzestext diese Position als gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Vereins. Der Vorstand steht für die Interessen des Verbundes in leitender Funktion ein und bildet zusammen mit der Mitgliederversammlung die hauptsächlichen Organe des Vereins.
Ein weiterer Punkt, der den Vereinsvorstand auszeichnet, ist seine Verantwortung bezüglich der Haftung. Dies gilt allerdings nur für eingetragene Vereine (e. V.), denn bei nicht rechtsfähigen Verbunden haften alle Mitglieder gleichwertig. Ist die Organisation aber im Vereinsregister aufgenommen, haftet der Verein – und da die Vorstandsmitglieder den Verbund repräsentieren, sind sie mit den Fragen der Haftung betraut.
Wie setzt sich der Vorstand eines Vereins zusammen?
Grundsätzlich legt das BGB nicht fest, aus wie vielen Personen ein Vorstand bestehen muss. In der Regel bildet sich der Vereinsvorstand aber aus mehreren Parteien. Das hat vor allem drei Gründe:
- Aufgabenverteilung: Verantwortungsbereiche und Aufgaben lassen sich so unter den Vorstandsmitgliedern aufteilen, was vor allem bei größeren Verbunden mit höherem Verwaltungsaufwand sinnvoll ist.
- Handlungsfähigkeit: Vorstandsmitglieder können sich gegenseitig vertreten. So ist gewährleistet, dass der Verein stets als rechtliche Körperschaft handeln kann. Bei einer Ein-Mann-Vorstandschaft wäre der Verbund nicht mehr handlungsfähig, sollte die betreffende Person erkranken, versterben oder einen Rücktritt vollziehen. In diesem Fall wäre beim Amtsgericht ein Antrag für die Bestellung eines Notvorstand einzureichen.
- Sicherheit: Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, können diese sich gegenseitig kontrollieren. Die Vereinsspitze folgt somit einem demokratischen Aufbau, der potenzielle Alleingänge und damit eventuell verbundene, dem Verein schädliche Aktionen verhindert.
Aus wieviel Vorsitzenden und weiteren Rollen sich der Vorstand zusammensetzt, wird in der Satzung bei der Vereinsgründung festgelegt. Ein Beispiel dafür wäre:
- 1. Vorsitzender
- 2. Vorsitzender
- Schatzmeister/Kassenwart
- Schriftführer
Entfallen diese hierarchischen Strukturen, spricht man auch von einem Teamvorstand: Diese Form des Vorstandsamts ist vor allem dann beliebt, wenn sich zwar engagierte Vereinsmitglieder für die Vorstandswahl finden, diese aber nicht die alleinige Verantwortung eines Vorsitzenden tragen möchten.
Tipp: Wenn Sie Ihren Verein von einer alten, hierarchischen auf die neuere Team-Führungsstruktur umstellen wollen, müssen Sie Ihre Satzung dementsprechend anpassen. Anschließend reichen Sie das Vereinsrecht-Dokument zur Überprüfung beim Registergericht ein.
Welche Aufgaben hat der Vereinsvorstand?
Der Vorstand eines Vereins kommt einer Geschäftsführung gleich (§ 27 Abs. 3 BGB). Dementsprechend obliegt den Vorstandsmitgliedern die Strukturierung der Vereinsarbeit – natürlich im Sinne des in der Satzung festgelegten Vereinszwecks. Themen, die im Zusammenhang damit stehen, besprechen die einzelnen Parteien in der Vorstandssitzung. Weiterhin ist der Vorstand dafür zuständig, den Verein gerichtlich wie außergerichtlich zu vertreten (§ 26 BGB) (z. B. durch das Unterschreiben von Verträgen) und ihn beim Vereinsregister anzumelden.
Für andere gängige Aufgaben, die innerhalb der aktiven Vereinsarbeit anfallen – wie beispielsweise die Wahl des Vorstands oder Satzungsänderungen –, ist die Mitgliederversammlung verantwortlich. Auch kann nur dieses Vereinsorgan über eine Auflösung des Verbunds entscheiden (§ 41 BGB).
Tipp: Egal ob Vorstand oder Mitgliederversammlung: Legen Sie die Zuständigkeiten für die wichtigsten Aufgaben in der Vereinssatzung fest. Hier lohnt es sich vor allem auf die Tätigkeiten zu achten, die im BGB nicht enthalten sind – zum Beispiel wer für die Kommunikation mit Sponsoren oder das Akquirieren neuer Vereinsmitglieder verantwortlich ist. Das schafft Transparenz und vermeidet eventuelle Streitigkeiten.
Was muss ich bei der Wahl des Vorstands beachten?
Die sogenannte „Bestellung des Vorstands“ (§ 27 Abs. 1 BGB) ist eine der wichtigsten Aufgaben der Mitgliederversammlung. Hier entscheidet sich, wer als das neue Gesicht des Vereins die Ziele und Werte des Verbunds nach außen hin vertritt. Wie oft eine Vorstandswahl stattfindet, richtet sich nach der Länge der festgelegten Amtszeit. Anschließend können Muster-Abläufe helfen, die relevanten Aspekte einer Vorstandswahl im Blick zu behalten.
Wie lege ich die Dauer der Amtszeit eines Vorstands fest?
Die Zeit, die der Vorstand im Amt sein darf, ist ein wichtiger Paragraph der Vereinssatzung. Die genaue Länge legen dabei die Vereinsmitglieder im Gründungsprozess fest. Hier gibt es zwar keine gesetzlichen Vorgaben, aber Empfehlungen: Ist die Amtszeit zu kurz, hat der Verein durch den häufigen Wechsel eventuell zu wenig Zeit, um neue Ideen produktiv umzusetzen.
Gleichzeitig kann eine lange Vorstandstätigkeit von mindestens fünf Jahren auf Interessierte schnell abschreckend wirken oder zu einem vorzeitigen Rücktritt führen. In der Regel ist eine Vorstandsamtszeit von zwei Jahren mit möglicher Wiederwahl eine gute Lösung.
Wie sieht der Ablauf einer Vorstandswahl aus?
Die Wahl eines Vorstands findet im Rahmen einer Mitgliederversammlung statt. Hierzu müssen die Vereinsmitglieder rechtzeitig eingeladen werden – die genaue Ladungsfrist bestimmt die Satzung. Die anschließende Wahl selbst lässt sich in folgende Schritte unterteilen:
- Bestimmen einer Wahlleitung
- Aufstellen der Kandidaten
- Wahlvorgang (fair, korrekt und fälschungssicher, z. B. mit Stimmzetteln)
- Auszählen der Stimmen
- gegebenenfalls: Stichwahl
- Annahme der Wahl des neuen oder wiedergewählten Vorstands
Nach § 32 BGB ist ein Beschluss der Mitgliederversammlung dann gültig, wenn sich eine Mehrheit ergibt. Das heißt, dass ein Kandidat mehr als 50 % der abgegebenen Stimmen erreichen muss. Ist der Verein nicht ehrenamtlich tätig, erhält der neue Vorstand zudem einen Anstellungsvertrag: Er legt die Vertretungsmacht, den Tätigkeitsbereich und die Pflichten gegenüber dem Verein fest.
Tipp: Theoretisch besteht für den aktuellen Vorstand die Pflicht, die Rolle des Wahlleiters zu übernehmen. Viele Vereine ermöglichen allerdings eine Wiederwahl, sodass ein Vorstandsmitglied gleichzeitig als Kandidat antreten kann. Um das zu vermeiden, eignet sich ein unparteiisches Vereinsmitglied als Wahlleiter.
Der Charakter zählt: Relevanz der Vorstands-Persönlichkeit
Sie nehmen als Mitglied an der Vorstandswahl teil und dürfen mitentscheiden, wer den nächsten Vorsitz innehaben wird? Dann sollten Sie einen großen Wert auf die charakterlichen Eigenschaften der Kandidaten legen.
Denn ein guter Vorstand zeichnet sich dadurch aus, dass er sich nicht nur persönlich, sondern auch im Hinblick auf die jeweiligen Kompetenzen ergänzt. Unterschiedliche Persönlichkeiten bieten dazu die Chance, die Vereinsarbeit produktiv aufzuteilen und den Verbund schneller voranzubringen.
Der Verein nach Außen: Vertretungsmacht und Haftung des Vorstands
Ist ein neuer Vorstand gefunden, tritt er in gerichtlichen und außergerichtlichen Fragen nun als Vertreter des Vereins auf. Gleichzeitig hat er die Befugnis, als Geschäftsführer des Vereins ausschlaggebende Entscheidungen zu treffen. Wenn sich diese im Nachhinein als falsch herausstellen und somit der Verein so Dritten einen Schaden zufügt, haftet der § 31 BGB Vorstand als Repräsentant des Vereins.
Ist der Schaden allerdings auf ein vorsätzliches oder fahrlässiges Verhalten des Vorstands oder eines Vorstandsmitglieds zurückzuführen, kann es zu einer persönlichen Haftung kommen. In diesem Fall haftet der Vorstand nun mit seinem Privatvermögen. Weitere Fehler, die unter Umständen zu einer solchen Haftungsform führen, sind:
- falsche oder fehlerhafte Spendenbescheinigungen
- Unfälle, die auf wartungsbedürfte Maschinen zurückzuführen sind
- das zu späte oder Nicht-Bezahlen von Sozialversicherungsbeträgen
Das Risiko einer persönlichen Haftung lässt sich allerdings verkleinern, indem fachkundige Berater oder Sachverständige zur Vereinsarbeit hinzugezogen werden. Diese können Probleme im Vereinsalltag aufdecken und entsprechende Maßnahmen vorschlagen. Auch eine D&O-Versicherung stellt eine gute Option dar, um eine persönliche Haftung zu vermeiden.
Tipp: Eine gängige Methode, den Vorstand vor einer persönlichen Haftung zu schützen, ist die Entlastung. Hier entscheidet sich die Mitgliederversammlung dazu, die Vorstandsmitglieder zusammen oder einzeln rückwirkend von Schadensersatzansprüchen freizusprechen. Ein Vorgang, der einem Vertrauensbeweis der Vereinsmitglieder gegenüber ihrem Vorstand und dessen Entscheidungen gleicht.
Welche Positionen können den Vorstand unterstützen?
Je größer der Verein, desto mehr Aufgaben sind mit der Vereinsarbeit verbunden. Um dieser Last gerecht zu werden, hat der Vorstand die Möglichkeit, Teile seines Zuständigkeitsbereichs an andere Mitglieder zu übertragen. Zu dieser Regelung gehören unter anderem der „besondere Vertreter“ sowie der Beisitzer.
Besonderer Vertreter: Eine Entlastungsmöglichkeit für den Vereinsvorstand
Wird ein Vereinsmitglied zum besonderen Vertreter berufen, erhält er ebenso wie der Vorstand eine gewisse Vertretungsmacht gegenüber dem Verein. Für welche Tätigkeitsbereiche er zuständig ist, legt nach § 30 BGB die Vereinssatzung fest. Ein Beispiel dafür wäre, dass sich der besondere Vertreter um die Eintragung im Vereinsregister kümmert.
Den Vereinsvorstand erweitern: der Beisitzer
Auch ein Beisitzer kann die Arbeit des Vereinsvorstands unterstützen, indem Aufgaben an ihn übertragen werden – die Details bestimmt die Satzung. In diesem Fall konstruiert sich die Vereinsspitze aus dem eigentlichen Vorstand (beispielsweise 1. und 2. Vorsitzender sowie Kassenwart) und dem erweiterten Vereinsvorstand (Beisitzer).
Tätigkeiten, die üblicherweise von Beisitzern übernommen werden, sind die Organisation der Mitgliederversammlung oder Vorstandssitzung, der Datenschutz nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie die Öffentlichkeitsarbeit.
Wie endet die Amtszeit eines Vorstands?
Prinzipiell regelt die Satzung, wie lange der Vorstand im Amt sein darf. Ist das Ende der Amtszeit erreicht, steht eine Neu- oder Wiederwahl an. Daneben gibt es jedoch noch weitere Gründe, die ein Vorstandsamt beschließen:
- Abberufung oder Abwahl
- Rücktritt
- Ruhenlassen eines Vorstandsamtes
- Ausschluss oder Austritt aus dem Verein
- Suspendierung
- Tod oder Geschäftsunfähigkeit
- Wegfall persönlicher Eigenschaften oder Voraussetzungen
Vor allem der Rücktritt ist die gängige Praxis, das Vorstandsamt vorzeitig niederzulegen. Prinzipiell ist das vor dem Ablauf festgelegten Amtszeit stets möglich: Hierzu vermerkt das BGB keine Voraussetzungen oder Regeln. An sich reicht eine mündliche Erklärung aus, wobei in der Satzung notiert werden kann, dass eine schriftliche Erklärung notwendig ist. Ein plötzlicher Rücktritt darf laut § 627 BGB allerdings nicht zu „Unzeiten“ erfolgen, also wenn beispielsweise das Niederlegen des Amtes dem Verein einen finanziellen Schaden zufügt.
Der Vereinsvorstand: Rechtliche Voraussetzung für jeden Verbund
Das BGB macht deutlich: Wer einen Verein gründen will, braucht einen Vorstand. Nur so hat der Verbund ein Organ, dass ihn nach außen hin repräsentiert. Somit bildet das Vorstandsamt zusammen mit der Mitgliederversammlung die wichtigsten Organe eines Vereins. Ob die Spitze der Organisation dabei aus einem oder mehreren Personen besteht, ist dem Verein überlassen. Die Empfehlung: Ein Vorstand aus mehreren Mitgliedern – 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassenwart – garantiert, dass der Verein auch bei Erkrankungen oder längerfristigen Ausfällen handlungsfähig bleibt.
Die hauptsächliche Aufgabe des Vereinsvorstands ist die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung. In der Vorstandssitzung besprechen die Vorstandsmitglieder, wie sich die Arbeit im Sinne des Vereinsziels strukturieren lässt. Dabei dürfen andere Vereinsmitglieder die Tätigkeiten des Vorstands aktiv unterstützen, wie zum Beispiel der besondere Vertreter oder der Beisitzer. Für beide Fälle gilt: Werden Aufgabenbereiche oder vereinsrechtliche Verantwortung an andere Positionen übertragen, muss das in der Satzung explizit vermerkt sein.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Vereinsvorstand
Der Vorstand meines Vereins plant einen Rücktritt – darf er das?
Ja, der Vorstand hat jederzeit das Recht, mündlich oder schriftlich zurückzutreten. Das BGB enthält hierzu keine bindenden Regeln. Einschränkungen wie eine Rücktrittsfrist oder -form müssen deshalb konkret in der Vereinssatzung notiert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Vorsitz und Vorstand?
Als Vorstand bezeichnet man das gesamte Organ, das zusammen mit der Mitgliederversammlung den Verein bildet. Der Vorsitzende ist eine Amtsbezeichnung innerhalb des Vorstands, beispielsweise wenn er sich aus 1. und 2. Vorsitzendem zusammensetzt.
Kann ein Vereinsvorstand Vergütungen erhalten?
Das kommt auf die Satzung und den Zweck des Vereins an: Arbeitet der Vorstand ehrenamtlich, darf er keine Vergütungen erhalten (§ 27 Abs. 3 Satz 2 BGB). Möglichkeiten, um den Vorstand unentgeltlich für seine Arbeit oder Ausgaben zu entlohnen, sind der Aufwendungsersatz oder die Aufwandsentschädigung.
